מנהל /ת לשכת מבקר /ת העיריה (24 /26)

דרוש/ה מנהל /ת לשכת מבקר/ת העירייה, בירושלים.
היקף משרה 100% משרה - 40 ש"ש.
הדרגה: 40 - 42 בדרוג האקדמאים.
מטרת התפקיד:
ניהול והפעלת לשכת מבקר/ ת העירייה, תוך מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למבקר/ת העירייה ולממונה, בהתאם להנחיותיו.
תחומי אחריות:
ריכוז ותיאום עבודת לשכת מבקר/ת העירייה לקידום הנושאים שבאחריותו, לרבות הטיפול בפניות גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים בהתאם להנחיות הממונה;
פיקוח על ניהול לוח הזמנים של עבודת הלשכה, כולל פגישות וסיורים, עפ"י הצרכים וסדרי העדיפויות;
סיוע בריכוז, עיבוד וניתוח נתונים שונים בהתאם להנחיות הממונה;
ריכוז והפקת דוח הביקורת השנתי, לרבות עבודות הדפסה ועיצוב, בתיאום עם הגורמים המקצועיים הרלוונטיים ומבקר/ת העירייה;
פיקוח והנחיה מקצועית ומינהלית על צוות עובדי מזכירות בלשכת מבקר/ת העירייה.
כפיפות:
לעוזר/ת המקצועי/ת למבקר/ת העירייה
מטלות עיקריות:
לרכז את כל עבודת הפקת הדוח השנתי לרבות הדפסה ועיצוב;
פיקוח ובקרה על הפעלה תקינה של מזכירות לשכת מבקר/ת העירייה, לרבות ויסות העבודה בין העובדים וידוא ביצועה, הנחיית והדרכת העובדים, מעקב אחר עבודתם ותאום שעות עבודתם בכל שעות הפעילות בהתאם להנחיות הממונה;
פיקוח ובקרה על קביעת פגישות וישיבות בין לשכת מבקר/ ת העירייה לגורמי ם פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, כולל ניהול ועדכון יומן הפגישות, בהתאם ללוח זמנים, חשיבות הנושאים ולהנחיות הממונה;
טיפול בפניות טלפוניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים המגיעות ללשכת מבקר/ ת העירייה, לרבות בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים ו/או ניתובן לגורמים הרלוונטיים להמשך טיפול או לממונה בהתאם להוראות הממונה;
ביצוע תי אומים טלפוניים שונים בין לשכת מבקר/ ת העירייה לגורמי פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, בהתאם להנחיות הממונה בנושאים הקשורים לתחומי האחריות של לשכת מבקר/ת העירייה)כגון: קביעת ישיבות, פגישות ופעילויות שונות, ארגון ישיבות ואירועים שונים וכו'(;
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו ללשכה לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים אחרים, ניתובם לגורמים המתאימים ומ עקב אחר התשובות בהתאם לעניין, כולל משלוח תזכורות בנידון, בתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים לנושאי הטיפול;
איסוף, ריכוז ועיבוד מידע ונתונים שונים הדרושים לעבודה שוטפת של לשכת מבקר/ ת העירייה, בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים ועפ"י הנחיות הממונה;
ריכוז והפקת דוח הביקורת השנתי, לרבות עבודות הדפסה ועיצוב, בתיאום עם הגורמים המקצועיים
הרלוונטיים ובהתאם להנחיות מבקר/ת העירייה;
פיקוח על ביצוע עבודות הדפסה שונות)מסמכים, מכתבים, פרוטוקולים, טבלאות וכו'(ועל הזנת נתונים שונים במערכות ממוחשבות שבשימוש לשכת מבקר/ ת העירייה ע"י צוות המזכירות וכן ביצוע הדפסות שונות, עפ"י הנחיות הממונה;
פיקוח על מיון וניתוב דואר נכנס ודואר יוצא של לשכת מבקר/ ת העירייה ע"י צוות המזכירות;
ביצוע ופיקוח על ארגון ותיוק מסמכי הלשכה ע"י צוות המזכירות, תוך תיוק חומר אישי וסודי וחומר אחר בהתאם לצרכים;
השתתפות בפגישות ובישיבות בנוכחות מבקר/ ת העירייה, תוך רישום פרוטוקולים, הפצתם לכל הגורמים הרלוונטיים וניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו, בהתאם להנחיות הממונה;

תאריך הגשת המועמדות: 22/2/2026 עד השעה 12:00.