עוזר למנהל אגף (338 /25)

דרוש/ה עוזר/ת מנהל אגף.
היקף משרה 100% (40ש"ש)
מטרת התפקיד:
מתן סיוע מנהל י למנהל האגף, תוך ניהול והפעלת לשכתו, בהתאם לנהלי העירייה ו להנחיותיו.
תחומי אחריות:
ניהול והפעלה תקינה ושוטפת של מזכירות לשכת מנהל האגף;
סיוע למנהל האגף באיסוף, ריכוז, עיבוד וניתוח נתונים שונים, כפי שיוטלו עליו על-ידו ;
הכנה, תיאום וליווי ישיבות בהשתתפות מנהל האגף, בהתאם להנחיותיו;
טיפול בפניות טלפוניות המגיעות ללשכת מנהל האגף ובבי צוע תיאומים בין לשכת מנהל האגף לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים;
ניהול יומנו של מנהל האגף.
מטלות עיקריות:
פיקוח ובקרה על הפעלה תקינה של מזכירות לשכת מנהל האגף, בהתאם להנחיות הממונה;
סיוע למנהל האגף באיסוף, ריכוז ועיבוד מידע ונתונים שונים הדרושים לעבודתו השוטפת, בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים ועפ"י הנחיותיו;
סיוע למנהל האגף בהכנה ובתיאום ישיבות, כולל איסוף וריכוז נתונים שונים וביצוע תיאומים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות לצורך רישום פרוטוקולים, הפצתם לידיעה ולביצוע וניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו, בהתאם להנחיות הממונה;
טיפול בפניות טלפוניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים המגיעות ללשכת מנהל האגף, לרבות בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים ו/או ניתובן לגורמים הרלוונטיים להמשך הטיפול או לממונה, בהתאם להוראות הממונה;
תאריך הגשת המועמדות: 18.1.26 12:00.