מנהל תחום אינוונטר ורכש מרכז /ת צוות (565 /25)

דרוש/ה מנהל תחום אינוונטר ורכש מרכז/ת צוות.
היקף משרה 100% (40 ש"ש)
מטרות התפקיד:
תכנון הרכש ותקציב הרכש של מחלקת ספריות עירוניות, תוך ריכוז וביצוע הזמנות לרכש ואספקה ומתן שירות לספריות העירוניות, בהתאם למדיניות ונהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
סיוע לממונה בתכנון עבודה ותקציב בכל הקשור לרכש עבור המחלקה לספריות עי רוניות ובבקרה אחר ניצולו;
ביצוע תהליכי הזמנ ה ואספקת טובין לכלל הספריות ה עירוניות, על כל שלביהם, בהתאם לדרישות ועפ"י
נהלי העירייה, איכות ולוח זמנים שנקבע, בתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים ועם הממונה;
ניהול מעקב ובקרה על אספקת הטובין ל ספריות ה עירוניות ברחבי העיר ועל מתן השירות לספריות הניתן ע"י ספקים חיצוניים, בהתאם להנחיות הממונה; הנחיית מנהלי הספריות הן בבקרה וניצול התקציב והן ב הכנת תכנית לרכש במסגרת התקציב שאושר; ניהול והנחיה מקצועית ומנהלית של העובדים שבאחריותו ופיקוח על ביצוע עבודתם, בהתאם לנהלי העירייה ולמדיניותה ולהנחיות הממונה.
כפיפות:
לממונה על רשת הספריות העירוניות
מטלות עיקריות:
סיוע לממונה בתכנון עבודה ותקציב המחלקה בכל הקשור לרכש טובין לספריות העירוניות)כגון: ספרים, כתבי עת, תוכנות, לומדות וכו'(ובקביעת סדרי העדיפויות, סיוע במעקב ובבקרה אחר ניצול התקציבים שאושרו ועדכון השינויים בהתאם לצורך;
ריכוז ובדיקת הדרישות לביצוע רכישות טובין לספריות העירוניות לצורך הכנת בקשות מנומקות לביצוע רכש, בהתאם לנתוני הספריות ולסדרי העדיפויות שנקבעו)כגון: גודל הספרייה, מצאי, מצב הציוד וכו'(, ועדכון תכניות העבודה בהתאם לצורך, בתיאום עם מנהלי הספריות ועם הממונה;
טיפול בביצוע הזמנות לרכש ל ספריות העירוניות מול גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים ומעקב אחר התהליך עד לקבלת הטובין הנדרש, כולל קבלת הצעות מחיר ובדיקתן, בחירת הספק/ים, בהתאם לנהלי העירייה ובתיאום עם הממונה;
הכנת הזמנות עבודה וטובין באמצעות המערכת הלוגיסטית הממוחשבת, בהתאם לכמויות הנדרשות שאושרו ולסעיפי התקציב המאושרים והעברתן לגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים;
ביצוע הזמנת ספרים וכתבי עת חדשים, תוך פיתוח ועדכון שוטף של מאגר הספרים בספריות, כולל איתור צרכי אוכלוסיית היעד, התעדכנות שוטפת בספרים וכתבי עת חדשים (באמצעות אמצעי התקשורת, ירידים, טיפוח קשרים שוטפים עם ספקים ומו"לים) ובחירת סוגי וכמויות הספרים לרכישה, בדיקת ההזמנות מול סעיף תקציבי, העברתן לאישור הממונה ווידוא קבלת הטובין עפ"י ההזמנה;
פיקוח על קיום תנאי החוזה עם ספקים ונותני שירותים ובקרה על אספקת הטובין, כולל וידוא קבלת הטובין שהוזמן על תקינותו, טיבו והתאמתו להזמנה שבוצעה וכן על עמידה בלוח הזמנים וברמת השירות ע"י הספקים,ביצוע בירורים מול הספקים במקרה של חוסר התאמה, בדיקה, אישור והעברת הדרישות לתשלום לגורמים המקצועיים להמשך טיפול ודיווח לממונה לגבי תפקוד הספקים והבעיות שהתעוררו; טיפול בפניות המתקבלות מהספריות העירוניות בכל הקשור להזמנה ואספקת טובין, בדיקת הפניות וביצוע בירורים במידת הצורך, פתרון הבעיות שמתעוררות או העברת הפניות לממונה ובקרה על מתן השירות לספריות ע"י הספקים החיצוניים;
הנחיית העובדים לארגון וסידור הספרים והציוד שהתקבל, לרבות הנחיה לקבלת הסחורה
תאריך הגשת המועמדות: 11.1.26 12:00.