מזכיר /ה מחלקת חירום, ביטחון ופיקוח (24 /2025)

דרוש/ה מזכיר/ה מחלקת חירום, ביטחון ופיקוח.
היקף משרה: 100%
זמינות המשרה: מיידית
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים.
2.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
3.מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
יג. ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת המועצה, על פי הנחיות הממונה והנהלת המועצה.
2.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3.מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות)אירועים, פגישות וכיוצ"ב(.
תאריך הגשת המועמדות: 08.01.2026 12:00.