אחראי/ת ניהול המידע הארגוני

מבקר המדינה
ונציב תלונות הציבור
למשרד מבקר המדינה ונציב תלונות הציבור דרוש/ה
אחראי/ת ניהול המידע הארגוני
מכרז פומבי 41/2025
מיקום המשרה
ירושלים
תאריך אחרון להגשה
א בכסלו תשפ"ו, 21/11/2025

תיאור התפקיד
1. סיוע לסגנית המידע בשימור ובניהול הרשומות והמידע הארגוני במשרד וכן בהפקתם לדרג הניהולי והמקצועי, בהתאם להוראות חוק הארכיונים, הנחיות ארכיון המדינה ונוהלי המשרד.
2. האחראי המקצועי לניהול המידע הארגוני במערכת לניהול מסמכים (כגון D2), לרבות סיווג מסמכים, קִטלוגם וטיובם על פי מפתחות התיוק הארגוניים, האחראי לניהול גניזת המסמכים במערכת הממוחשבת.
3. הנחיה והדרכה של עובדי המשרד בנוהלי העבודה הנוגעים לשימור המידע הארגוני ולסיווגו, לרבות במערכת הממוחשבת לניהול מסמכים.
4. אחריות להעברת החומר ארכיוני - הפיזי והדיגיטלי - לארכיון המדינה, בהתאם לכללים שנקבעו ולפרקי זמן שהגדיר מבקר המדינה.
5. אחריות לארגון הבקשות לחשיפת תיקי מבקר המדינה לציבור ולטיפול במידע הארגוני, בשיתוף פעולה עם ארכיון המדינה ובהתאם להנחיות מבקר המדינה.
6.אחריות לארגון המידע המצוי במשרד ולביעור החומר הארכיוני ולתיאום פעולות הביעור.
7.הפצה והנגשה רחבה של דוחות המשרד (לרבות הפצה דיגיטלית).
8. תפעול שוטף של הארכיב ותחזוקתו, לרבות הארגון, הסדר והאחריות למידע שבתוכו ולשלמותם של מכלי האחסון, התיקים והמסמכים.
9. סיוע בגיבוש ובעדכון של נוהלי עבודה מקצועיים במשרד.
10. סיוע בהובלת פרויקטים לניהול המידע.
11. ביצוע מטלות נוספות על פי הצורך והוראות הממונים.
כישורים נדרשים
1. אוריינות טכנולוגית ברמה גבוהה מאד.
2. אוריינטציה גבוהה לסדר ולארגון.
3. יכולת עבודה עם מערכות לניהול מסמכים ולניהול מידע וידע.
4. מיומנות באיתור, מיון וניהול מידע.
5. יכולת ניתוח ועיבוד נתונים בדגש על תוכנת EXCEL, יתרון לתוכנת- ACCESS.
6. יכולת הסקת מסקנות וניתוח מידע.
7. יכולת להתמודד היטב עם משימות רבות בעת ובעונה אחת וכישורי ניהול זמן יעיל.
8. גמישות וחשיבה חדשנית.
9. יכולת הובלה וקידום של תהליכים משמעותיים במשרד.
10. כושר הדרכה, הנחיה והכוונה.
11. נכונות לעבודה מאומצת ולשיתוף פעולה בצוות.
12. כושר הבעה בכתב ובעל פה בשפה העברית ברמה גבוהה.
13.שליטה בשפה האנגלית לצרכים מקצועיים.
תנאים מוקדמים
השכלה:
בעל/ת תואר אקדמי.
ניסיון:
ניסיון של שנתיים בניהול מידע ארגוני במערכות ממוחשבות, בגופים שבהם מעל 200 עובדים.
על המועמד/ת לצרף לפנייתו/ה מסמכים המוכיחים את השכלתו/ה וניסיונו/ה.

כחלק מתהליך המיון ייערך, למועמדים שיעברו את ציון הסף במבחנים המקוונים במכון המיון מבחן מקצועי בתוכנת EXCEL.

המודעה מיועדת לנשים ולגברים כאחד
במכרז זה "תואר" משמעו תואר אקדמי מוכר כהגדרתו בחוק המועצה להשכלה גבוהה, התשי"ח-1958
לשאלות בנושא תמיכה טכנית ניתן לפנות למייל:
[email protected]
פרטים על המשרד ניתן לקבל באתר האינטרנט של משרד מבקר המדינה בכתובת:
www.mevaker.gov.il
דרך העסקה היא דירוג-דרגה, במתחי הדרגות 35 - 38, 38 - 39, 39 - 42 בדירוג המקצועי לעובדי משרד מבקר המדינה, עם תוספת ממ"ה.למועמדים ייערכו מבחני מיון כמקובל במשרד (בכתב ובמרכזי הערכה). כמו כן ייערכו להם מבחנים נוספים לפי הצורך, כגון מבחני כתיבה, מבחני שפה ומבחנים מקצועיים. בעצם הגשת המועמדות למכרזים מצהירים המועמדים על עמידתם בתנאי הסף של המכרז ומביעים את הסכמתם להשתתף במבחנים כאמור. אין בהפניית המועמדים למבחנים משום אישור של המשרד בנוגע לעמידתם בתנאי הסף. מועמדים שיתברר שאינם עומדים בתנאי הסף של המכרז - בכל שלב שהוא - מועמדותם תיפסל.מועמדים אשר בשנה האחרונה התמודדו על תפקיד זהה<(>,<)> מבחינת הגדרת תואר המשרה בנוסח המכרז, וועדת בוחנים קבעה כי אינם מתאימים לתפקיד, לא יזומנו להיבחן בוועדת בוחנים אחרת לאותו תפקיד, למעט מועמדים הזכאים לייצוג הולם לפי סעיף 15א לחוק שירות המדינה (מינויים), התשי"ט-1959.מועמדים שנבחנו עבור משרות במשרד מבקר המדינה ונציב תלונות הציבור בשנה שקדמה למועד פרסום מכרז זה ייבחנו במבחני השלמה במידת הצורך, והישגיהם במבחנים הקודמים ובמבחני ההשלמה ישוקללו יחד.המשרד יזמין למרכזי ההערכה ולריאיון לפני ועדת הבוחנים רק מועמדים אשר עמדו בתנאי הסף ונמצאו מתאימים על פי המבחנים האמורים לעיל.תינתן עדיפות למועמדים מקרב קבוצה הזכאית לייצוג הולם, אם הם בעלי כישורים דומים לכישוריהם של מועמדים אחרים.למועמדים עם מוגבלויות ייעשו, ככל הניתן, התאמות במבחני המיון. המעוניינים בהתאמות כאמור יצרפו לטופס הבקשה למשרה פנויה אישור המעיד על המוגבלות ויציינו את סוג ההתאמה הנדרשת ואת הנימוקים לכך.מועמדים אשר התקבלו בחמש השנים האחרונות לעבודה במשרד מבקר המדינה אך לא סיימו בהצלחה את תקופת הניסיון, לא יוכלו להתמודד במכרז ומועמדותם תידחה על הסף.לעניין העסקת קרובי משפחה יחולו כללי שירות המדינה (מינויים) (סייגים בקרבת משפחה) (עובדי משרד מבקר המדינה), התש"ל-1969, וכן הכללים הנהוגים במשרד בעניין זה.לצורך מילוי התפקידים עשויים העובדים להידרש לעבוד בשעות לא מקובלות ובשעות נוספות.המשרה מחייבת סיווג ביטחוני. קבלת סיווג ביטחוני ברמה הנדרשת היא תנאי לאיוש המשרה על ידי המועמד או המועמדת שזכו במכרז. רמת הסיווג הביטחוני הנדרש לאיוש המשרה עשוי להשתנות מפעם לפעם לפי החלטת המשרד<(>,<)> והעובד או העובדת מחויבים לבצע הליך בטחוני לעדכון רמת הסיווג שנקבעה כשיידרשו לכך.מועמדים שעברו את גיל הפרישה בשירות המדינה, לפי חוק שירות המדינה (גמלאות - חוק שירות המדינה (גימלאות) [נוסח משולב], התש"ל-1970), ייבחנו לתפקיד על פי מדיניות המעגל השני הנהוגה בשירות המדינה: הם ייבחנו במבחני המיון כמו יתר המועמדים, אולם אם יעברו את מבחני המיון, הם יוזמנו לריאיון לפני ועדת בוחנים (ועדת בוחנים שנייה) רק אם לא נבחר זוכה בוועדת הבוחנים הראשונה (שאליה מוזמנים מועמדים שטרם הגיעו לגיל הפרישה).לטופס המועמדות יש לצרף העתקים של תעודות המוכיחות כי למועמד/ת ההשכלה הדרושה לפי המכרז. בעלי תעודות מחו"ל חייבים להמציא לא יאוחר מהמועד האחרון להגשת מועמדות אישור של הגף להערכת תארים אקדמיים מחו"ל במשרד החינוך. למען הסר ספק יובהר כי מי שלא יהיה בידם במועד האחרון כאמור אישור הגף מסיבה כלשהי, לא יהיו זכאים להתמודד במכרז גם אם בקשתם נמצאת באותו מועד בטיפול. אשר למועמדים עולים חדשים הנמצאים בארץ עד שבע שנים, מועמדותם תתקבל גם אם לא המציאו אישור שקילת תארים ממשרד החינוך בעת הגשת המועמדות, ובלבד שאישור שקילת התארים יימסר לא יאוחר משלב ועדת הבוחנים.אם במכרז נדרש ניסיון, יפרטו המועמדים בבקשותיהם (אפשר בדף נפרד) את פרטי הניסיון, לרבות מקומות עבודה קודמים. כמו כן יצרפו המועמדים לטופס המועמדות אסמכתאות המעידות על הניסיון הנדרש (אישורי העסקה רשמיים, טופס 106 - אם המועמד שכיר; תעודת עוסק מורשה או עוסק פטור - אם המועמד עצמאי). נוסף על כך, על המועמדים לצרף לבקשותיהם קורות חיים ורישיון מקצועי אם נדרש. מועמדים שלא ימציאו אסמכתאות כאמור ייחשבו כמי שאינם עומדים בתנאי הסף.במקרים חריגים בלבד כמפורט בפסקאות 11.131 (א)4 ו-(ב)3 בתקשי"ר יהיה רשאי המשרד לאשר למועמד/ת להגיש, כתחליף לאסמכתאות להשכלה או לניסיון התעסוקתי הנדרשים, תצהיר בדבר עמידה בתנאי הסף שנקבעו במכרז.כמו כן, יש לצרף בדף נפרד שמות ומספרי טלפון של שלושה ממליצים שיכולים לחוות את דעתם על כישורי המועמדים והתאמתם לתפקיד.התאריך האחרון להגשת מועמדות: ‪ ‬א בכסלו תשפ"ו, 21/11/2025.פרטים נוספים ניתן לקבל באגף הון אנושי של משרד מבקר המדינה בטל' 02-6665064 או 02-6665479.פרטים על משרד מבקר המדינה ניתן לראות באתר המרשתת של המשרד בכתובת: ‪www.mevaker.gov.il‬.
ההון האנושי במשרד מבקר המדינה ונציב תלונות הציבור הוא המשאב העקרי והחשוב ביותר להשגת יעדי המשרד, ובהם השאיפה למצוינות, מקצועיות וייעול של הליכי העבודה.המשרד מאמין כי ניהול מיטבי של ההון האנושי, לרבות פיתוח והכשרה מקצועית של העובדים והמנהלים במשרד, קידומם, דאגה לרווחתם ושיפור תנאי העבודה וסביבת העבודה, הוא הבסיס להגשמת יעדיו, להלן פרטים על הטבות שהמשרד מעניק לעובדיו ועל פעילויות שהוא מקדם ומעודד:טיוב שירותים ומשאביםלשכות המשרד פועלות במבנים פיזיים חדישים ותנאי העבודה בהם נוחים. בלשכות חללי עבודה נעימים , מטבחונים ופינות קפה ואף אזורי חניה. המרחב הפיזי מונגש לצורכיהם של עובדים עם מוגבלות המועסקים במשרד. המשרד משתתף במימון ארוחת צהריים לעובד בכל יום עבודה.פעילויות לפיתוח מקצועי אישילצורך שמירה על הכשירות המקצועית של העובד לאורך תקופת עבודתו, המשרד מקיים פעולות הכשרה וכן מעודד השתתפות בהשתלמויות ובלימודים שונים.קידום בעבודה ומנגנוני תמרוץקידום תפקידי ניהול נעשה באמצעות הליכים תחרותיים. המשרד רואה חשיבות רבה בטיפוח מוטיבציה ושאיפה למצוינות בקרב העובדים והמנהלים.פעילויות רווחהבמטרה לקדם לכידות חברתית ותחושת שייכות והזדהות עם מטרות הארגון, המשרד מקיים מגוון פעילויות רווחה, הן פעילויות במסגרת היחידה שאליה שייך העובד הן פעילויות המיועדות לפרט.איזון בין החיים האישיים לבין העבודההמשרד מקדם פעולות שנועדו לאזן בין מסגרת העבודה ובין חייו האישיים של העובד, כגון מתן אפשרות לגמישות מסויימת בשעות העבודה, למתן מכסות שעות חודשית לעבודה מהבית.התייעלות וחסכוןהמשרד מקדם תהליכים טכנולוגיים לפיתוח מערכות מחשוב חדישות וחותר ליצירת סביבת עבודה ברוח "הממשל הירוק" ולשמירה על איכות הסביבה.הדרגה התחיליתהדרגה מחושבת על פי ההשכלה והוותק המקצועי (האקדמי) של המועמד, כפי שהם עולים מהמסמכים שיגיש עם קליטתו בעבודה. קידום בדרגותהקידום בדרגה יתבצע לאחר שהיה של שנתיים בדרגה קודמת, פרט לקידום לדרגות 39 ו-42 המחייב שהייה של שלוש שנים בדרגה קודמת. קיצור פז"ם יינתן לבעלי תואר שני ולבעלי תעודה אקדמית לפי הגדרתה בתקשי"ר.שכרבהתאם לחוק מבקר המדינה ונציב תלונות הציבור המבקר קובע את שכר עובדי המשרד ואת תנאי העסקתם של עובדיו, המשכורת משולמת על בסיס דרגה, ותק מקצועי ותוספות שכר אשר להן זכאים העובדים על פי הסכמים קיבוציים והסדרים משרדיים.רכבהמשרד מאשר לעובדים בתחילת עבודתם רמת ניידות הכוללת החזר הוצאות עבור אגרת רשיון רכב ותשלום עבור ביטוח רכב. המשרד משלם החזר הוצאות משתנות על פי היקף הנסיעות המוקצב לרמת הניידות.תקופת נסיוןלעובדים המתקבלים למשרד בעקבות מכרז פומבי תיקבע תקופת נסיון בהתאם למקובל במשרד ובמהלכה תיבחן התאמתם לתפקיד שאליו נבחרו.