מזכיר /ה באגף החינוך. (58 /25)

דרוש/ה מזכיר/ה באגף החינוך.
(היקף משרה: 80%, 32 ש"ש).
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת האגף, לפי הנחיותיה של מנהלת האגף או מי מטעמה.
עיקרי התפקיד:
א. הקלדה וניהול של מסמכים.
ב. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ג. מענה טלפוני ופניות ציבור כולל מענה פרטני לפניות בנושאי רישום.
ד. ניהול לוח הזמנים ופגישות של הממונים.
ה. עזרה בארגון אירועי גנ"י.
ו. מעקב אחר אישורי בטיחות לקראת פתיחת שנה"ל.
ז. ארגון נתוני כ"א- אגף גנ"י.
ח. מטלות נוספות או פעילויות שתוטלנה על ידי מנהלת האגף או מי מטעמה.
תיאור התפקיד: מזכירה כללית ורשמת למוסדות חינוך.
א. ניהול מערך הרישום למוס"ח הכולל: רישום, שיבוץ, העברות וטיפול בבקשות חריגות.
ב. מתן מענה למנהלת המחלקה ומנהלת האגף.
ג. הפקת דוחו"ת פיקוח על תהליכי רשום בהתאם להנחיות האגף.
ד. ביצוע בקרות תקינות נתונים והקפדה על כללי אבטחת מידע ורגישות למידע אישי.
ה. ליווי ובקרה של פתיחת שנת הלימודים בתחום הרישום והשיבוץ.
ו. אחריות על זמני פתיחת מערכות רישום, תקשורת והפצת נהלי רישום לציבור.
ז. קשר ישיר ומעקב עם מנהל מח' תחזוקה לטיפול בליקויים בגנ"י.
ח. הצטיידות ורכש לגנ"י כולל קבלת הצעות מחיר, הקמת הזמנות, מעקב אחר ביצוע, קבלת חשבוניות, טיפול והעברה לתשלום.
ט. טיפול בנושא אישורי לימודי חוץ וגביית אגרות בחינוך הרגיל.
י. מתן מענה לצוותי הגנים: מפקחות, גננות, סייעות.
יא. טיפול בתוכניות אותן מקדמת המחלקת כדוגמת: מעברים ילדי גן לבי"ס, טקסי יום עצמאות, "גן קיץ" וכו'.
יב. טיפול במילוי מקום לצוות החינוכי ולצוות הסייעות.
יג. קבלת קהל - עבודה ביום שלישי גם אחר הצהרים.
תאריך הגשת המועמדות: 11.12.2025 14:00.