מנהל /ת אדמיניסטרציה (מזכיר /ת אגף) לאגף פיתוח תשתיות, מינהל הנדסה (468 /25)

מכרז לתפקיד:
מנהל /ת אדמיניסטרציה (מזכיר/ת אגף) לאגף פיתוח תשתיות, מינהל הנדסה.
תיאור התפקיד:
תחומי אחריות:
עבודת מזכירות ואדמינסטרציה של האגף וארגון וניהול משרד מנהלת אגף פיתוח תשתיות
בסביבת עבודה ממוחשבת.
מענה לטלפונים בשעות קבלת קהל באגף וניתוב שיחות לגורם הרלבנטי.
מתן מענה טלפוני לפונים לאגף, הכל בהתאם למתבקש ממנו/ה ע"י הממונה.
ניהול יומן וקביעת פגישות ותיאומים עם גורמי העירייה וגורמי חוץ.
ניהול, קבלה,שליחת דואר פנימי וחיצוני, קבלת משלוחים / תכניות ומסמכים.
ביצוע הזמנות ודרישות רכש רלוונטיות לאגף.
ניהול מצאי ומלאי ציוד האגף מול מחלקת רכש.
הדפסות מכתבים ופרוטוקולים.
טיפול בפניות הציבור והמוקד ע"י תוכנה ייעודית לנושאי: ריכוז פניות הציבור, ליקוט תשובות
מעובדי האגף, כל אחד בתחומו, הקלדה בתוכנה וסגירת פניות.
קבלת פניות תושבים, מיונם לפי אחריות עובדי האגף לשם קבלת מענה לתושב.
ריכוז חשבונות וניהול הזמנות/דרישות מהמערכת הגזברית.
תיוק מסמכים לתיקי האגף עבור כל מחלקות האגף.
ביצוע ובקרה על משימות שונות וכפי שיוגדרו ע"י מנהלת האגף.
היקף משרה: 100% משרה.
דירוג/דרגה: מנהלי / מח"ר.
38-40+ / 8-10+
מעמד: מזכיר/ת אגף.
כפיפות: מנהלת אגף פיתוח תשתיות.
תקופת ניסיון: חצי שנה.
תאריך הגשת המועמדות: 4.12.25 12:00.