מזכיר /ה אישי/ת לראש הרשות המקומית. (34 /25)

דרוש/ה מזכיר/ה אישי/ת לראש הרשות המקומית.
היקף משרה: 100% משרה.
תיאור ומאפייני התפקיד:
ייעוד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות של ראש הרשות או של מנהל לשכתו.
תחומי אחריות:
א. ניהול מסמכים.
ב. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ג. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי אחריות:
ניהול מסמכים.
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
הגהה למסמכים.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הכנת מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים בלשכת ראש הרשות.
תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינות.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתפים ראש הרשות, מנהל הלשכה או העוזר לראש הרשות.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל הלשכה או ראש הרשות, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיות מנהל הלשכה, לראש הרשות או לגורם המתאים ברשות המקומית.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור ראש הרשות.
3. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים.
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים, המגיעות ללשכת ראש הרשות, ליחידות הרלוונטיות ברשות.
ג. ניתוב פקסים, המגיעים ללשכת ראש הרשות, לגורמים הרלוונטיים.
ד. מיון וניתוב של שיחות לראש הרשות, למנהל הלשכה או לעוזר.
ה. תיאום טלפוני לפעולות עבור ראש הרשות ועבור מנהל הלשכה או העוזר.
ו. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצב).
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
ארגון מידע וסדר.
שירותיות.
תאריך הגשת המועמדות: 24.08.2025 00:00.