מזכיר /ת מחלקת גני ילדים (25 /25)

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת גני ילדים.
היקף המשרה: 70%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות אדמיניסטרטיביות שונות ושליחויות פנימיות וחיצוניות.
הכנת דוחות.
קבלת פניות טלפוניות, בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים וניתובם לגורם הרלוונטי.
קבלת קהל של לקוחות פנימיים (סייעות גני ילדים, גננות ועובדים אחרים) ומתן שירות אדמיניסטרטיבי.
זימון סייעות וגננות לשיחות בהתאם לבקשתם או לבקשת מנהלת המחלקה.
ניהול ועדכון היומן של מנהלת המחלקה ותיאום פגישות.
תיאום ישיבות, הפצת סדר יום, תיעוד הישיבות והפצת הפרוטוקול.
ניסוח מכתבים, הדפסתם ושליחתם לגורמים המתאימים.
ריכוז ותיוק חומרים מסוגים שונים בקבצי מחשב ובתיקים ידניים.
הזנה ועדכון של נתונים בתוכנות מחשב בהתאם לצורך.
טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא.
הפצת הודעות וחוזרים לעובדי המחלקה.
ביצוע הדפסות, צילום והכנת מסמכים מסוגים שונים.
אחריות על הזמנת ציוד משרדי למחלקה בתיאום עם מנהלת המחלקה, ביצוע מעקב אחר הציוד המוזמן ווידוא תקינותו.
סיוע ברישום ילדים לגנים.
עזרה בהכנת אירועים.
אחריות על מילוי מקום סייעות וגננות- ריכוז הודעות ושיבוץ מחליפות.
בקרת דוחות תקציב גני ילדים.
תאריך הגשת המועמדות: 21.8.25 12:00.