מתאמ/ת אדמיניסטרטיבי/ת דסק גרמניה, זמני לחצי שנה

המתאם האדמיניסטרטיבי מסייע למנהל הדסק לבצע את מכלול הפעולות האדמיניסטרטיביות הנחוצות לניהול הדסק. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
התפקיד כולל:
ביצוע תחקיר על תורמים, ותורמים פוטנציאליים
סיוע למנהל הדסק ביצירה ובשימור של קשר ישיר עם תורמים ותורמים פוטנציאליים של הדסק
התכתבות כללית עם תורמים וניהול קשר לקביעת פגישות לנסיעות עבודה של מנהל/ת הדסק, ו/או צוות; סיוע בתכנון ותיאום הנסיעות
ביצוע פעולות המשך (Follow up) לאחר מפגשים, ולאחר שיחות בכתב ובעל פה
הובלת פעולות שיגרת שמירת קשר (ניוזלטר, הזמנות לאירועים, טלפונים במועדים מיוחדים וכד')
תיאום בין תורמים ובין כלל האגפים, בנוגע לבקשות של תורמים (תחקירים, תרומת פריטים, וכו')
מתן מכלול שירותי תמיכה לאגודות הידידים דוברות השפה הגרמנית בפעולות הגיוס.
תכנון ותיאום לוגיסטי של ביקורי תורמים ותורמים פוטנציאליים, וכן של אירועי תורמים
ליווי וצילום ביקורים, ואיסוף על תורמי הדסק לצרכי שיווק ופרסום
סיוע בתיאום ותכנון ביקורי עבודה של צוותי האגודות דוברות גרמנית
סיוע בתיאום ותכנון מפגשי עבודה קבועים בין צוות הדסק וצוות האגודה
סיוע בתרגום לגרמנית
ריכוז נתוני לקוחות ועדכון מסד נתונים שוטף ב CRM; סיוע למנהל הדסק בהכנת דו"חות
טיפול בהוקרות ובשילוט בהתאם להסכמים, בתיאום עם רכזת הוקרות