מזכיר /ת מחלקת גנים ונוף אגף חזות העיר

ניהול אדמיניסטרטיבי של תחומי אחריות השוטפים של מחלקת הגינון.

עיקרי התפקיד:

מתן שירות פרונטלי וטלפוני בכל הנושאים הקשורים למחלקת גינון,לרבות שירות לתושבים(קבלת קהל)
ביצוע מעקב ובקרה לפניות בצירים המקובלים לרבות עבודה וממשק אל מול מזכירת מנהל האגף, מדור פרויקטים, מדור שירות לתושב ומזכירות המחלקות השונות.
ניהול פניות במערכת CRM, הוצאת דוחות למפקחים לרבות ביצוע מעקב ובקרה ניתובם לגורמים הרלוונטיים עד לסיום הטיפול.
תיאום ובקרה אחר העברת פניות בין המחלקות השונות במערכת ה CRM
ניהול משרד מנהל המחלקה לרבות טיפול בסריקות,דרישות, דוחות ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לכלל עובדי המחלקה
מתן מענה למפקחי הגינון לרבות המפקחים החיצוניים,קבלנים וגורמים אחרים במחלקה ע"פ צורך.
טיפול בפניות מנהל המחלקה /המחלקה במערכת הCRM ובערוצים השונים, הפעלת בעלי התפקיד הרלוונטיים עד לסיום הטיפול.
הכנת חומרים וסיכום לישיבות,תזכורת לממונה הישיר ועובדי המחלקה על פגישות,סיורים ווידוא הגעה וכיוצ"ב.
ביצוע מעקב ובקרה אחר משימות, סיכומי דיונים, סיורים, פרוטוקולים,לרבות בניית מערך כוננות חודשי
ממשק עבודה מול כלל האגפים השונים בעירייה.
כתיבה עריכה ותיוקים של מסמכים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני קליטה מיון וניתוב לגורם האחראי.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.