מזכיר /ת מחלקה אדמיניסטרטיבי /ת בפיקוח העירוני אגף אכיפה וביטחון (12 /25-1)

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקה אדמיניסטרטיבי/ת בפיקוח העירוני אגף אכיפה וביטחון.
היקף משרה: 100%.
תקופת ניסיון: חצי שנה.
תיאור התפקיד:
תחומי אחריות:
1 ניהול והקלדה של מסמכים-
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני) -
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור -
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתור שיחות למנהל היחידה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
5. כל מטלה נוספת שתוטל על ידי הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 08/05/2025 12:00.