מזכיר /ה בלשכה המשפטית (2545)

דרוש/ה מזכיר/ה בלשכה המשפטית.
תנאים להעסקה:
ככלל, שעות העבודה 8:00-16:00. בנוסף, ייתכן שתידרש עבודה בשעות נוספות בין פעמיים לשלוש בשבוע. נדרשת זמינות למענה טלפוני מעבר לשעות העבודה.
נדרשת זמינות מלאה לעבודה בשעת חירום בהיות חברת הנמל מקום עבודה המוגדר כמפעל חיוני ומפעל למתן שירותים קיומיים למדינת ישראל, כהגדרת מונחים אלו בחוק שירות עבודה בשעת חירום, תשכ"ז-1967.
תיאור התפקיד:
אחריות לתפעול שוטף של הלשכה המשפטית, כולל ניהול יומנים, תזכורות, פגישות ותיאום ישיבות מול גורמי חוץ ופנים.
סיוע בניהול האדמיניסטרטיבי של הלשכה המשפטית, כדוגמת הזמנת נותני שירותים/ ספקים למיניהם לצרכי אספקת שירותים/ ציוד, תיאום הגעתם וכו'.
בקרת ביצוע ומעקב אחר התקדמות תהליכים/ משימות ודיווח על פי הנחיית הממונים, לרבות הפצת תזכורות לקידום התהליכים/ משימות.
ביצוע הזמנות רכש ללשכה המשפטית בהתאם לתקציבים מוגדרים ובממשק מול הרכש, לרבות פנייה להצעות מחיר מספקים, הכנת הזמנות עבודה ושירות, מעקב אחר ביצוע וטיפול בחשבונות ובחשבוניות.
טיפול אדמיניסטרטיבי בתהליך מימוש זכויות ברירה (אופציה), לרבות הכנת מסמכים וחומר נדרש על פי הנחיות מנהלים.
סיוע, קידום ומעקב אחר תשלום עפ"י החלטות שיפוטיות ומעין שיפוטיות.
הכנת סיכומי דיונים והפצתם.
מתן מענה לעובדי החברה, לגורמי חוץ ולספקים בנושאים שבטיפולו/ה.
הזנה ושליפה של נתונים כולל הפקת דו"חות והפצתם במערכות השונות, כגון: כלי OFFICE, SAP - ERP SRM, ACTIONBASE ומערכות משפטיות.
ריכוז ומיון של נתונים ומסמכים לצרכי הפקת דוחות שמיועדים לגורמי חוץ ופנים.
ריכוז חומרים לוועדות/ דיונים.
ניהול מלאי הציוד המשרדי והזמנתו במערכת הרכש.
טיפול במסמכי המשרד ובספרות מקצועית, פתיחת תיקים, הקלדה ותיעוד, סיווג, מיון ותיוק מסמכים, כולל עריכה ועדכון רשימת מסמכים המתויקים בארכיב ומיקומם, באופן ידני וממוחשב באמצעות תוכנות ייעודיות.
מעקב אחר החלטות בהליכים משפטיים מול הנהלת בתי המשפט, לשכת ההוצאה לפועל, המרכז לגביית קנסות, ביטוח לאומי ורשויות שונות והפצת תזכורות.
טיפול במתן אישורי כניסה לנמל לגורמי חוץ מול יחידת ביטחון בנמל על פי נהלי הנמל.
ארגון ישיבות ודיונים בחברה ומחוצה לה: תיאום חדרי ישיבות לרבות פנייה להצעות מחיר במידת הצורך, הזמנת כיבוד לדיונים, אחריות לתפעול ציוד מולטימדיה בחדר ישיבות.
ארגון אדמיניסטרטיבי של אירועים/ כנסים/ ימי עיון/ גיבוש על פי הנחיות הממונה.
ביצוע משימות נוספות על פי הנחיות הממונה.

תאריך הגשת המועמדות: 7/5/2025 עד השעה 00:00.