מזכיר /ה לניהול משרד אדמיניסטרטיבי (העסקה ישירה כעובד /ת אשכול). (7 /25)

דרוש/ה מזכיר/ה לניהול משרד אדמיניסטרטיבי.
מיקום המשרד: כפר סבא.
שעות עבודה: 8:00 עד 16:00 + שינוי בשעות לפי צרכי האשכול
1. ניהול אדמיניסטרטיבי של לשכת המנכ"ל
1.1 מיון וניתוב הפניות המגיעות למשרדי האשכול.
1.2 ניהול לוחות זמנים: אחריות על תיאומי פגישות, תיאומי ישיבות, שריון חדרי ישיבות, תיאומי ביקורים באשכול ומחוצה לו, לרבות מפגשים מרובי משתתפים באמצעות ניהול יומנים אלקטרוניים.
1.3 ריכוז חומר ומידע והכנת חומרים, כולל מצגות, טבלאות אקסל וכל חומר נדרש אחר לקראת ובעקבות ישיבות בהם המנכ"ל משתתף.
1.4 רישום פרוטוקול ישיבות.
1.5 ביצוע מעקב ובקרה על פרוטוקולים והחלטות והכנת דו"חות.
2. מזכירות
2.1 מענה טלפוני תיאום פגישות ועבודת מזכירות שוטפת.
2.2 הקלדת מסמכים, הגהה ועריכה.
2.3 תיוק, אחסון וגיבוי מסמכים באופן דיגיטלי ובעותק קשיח.
2.4 אחריות על מנהלות משרדי האשכול מול גורם משכיר (אחזקות, ניקיון).
2.5 ריכוז וביצוע רכש והצטיידות עבור צרכי האשכול, בדיקת והשוואת הצעות מחיר מספקים, וניהול מלאי משרדי (ציוד משרדי, ציוד מיחשוב, ריהוט, כיבוד על פי החלטות ועדת רכש של האשכול)
2.6 הכנת ישיבות/כנסי האשכול- סדר ארגון, תיאום, זימון וכיבוד בהתאם לצורך.
2.7 ריכוז וועדות האשכול ופורומים מקצועיים, היערכות, תיאום, זימון, פרוטוקול.
2.8 הכנת מצגות וחומרים לישיבות כולל צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
2.9 קליטה, מיון ושליחה של דואר רגיל ואלקטרוני.
2.10 ריכוז חומרים והעברה להעלאת חומרים לאתר האינטרנט של האשכול (בסיוע ספק חיצוני שמתחזק את האתר).
2.11 ריכוז הליך והעברת חומרים ליח"צ, דברור והסברה של האשכול.
2.12 אחריות על תיבת המכרזים.
2.13 ריכוז והפצת מידע הנוגע לפעולות והחלטות באשכול בפלטפורמות שונות.
2.14 טיפול בדיווחים לרשויות ומוסדות, ריכוז מענה לביקורות חיצוניות שמבוצעות מעת לעת באשכול.
3. סיוע לניהול הכספים ובהנהלת החשבונות של האשכול:
3.1 קליטת חשבוניות ספקים.
3.2 תיעוד ותיוק של הפעילות הכספית של האשכול.
3.3 הכנה לשכר ריכוז כולל מעקב ובקרה על דו"חות הנוכחות של כלל עובדי האשכול לרבות אחריות על דו"ח שכר בהיבט היעדרות (מחלה, חופשה) ותוספת בגין נסיעות- מול חשב שכר של האשכול ובתיאום מנכ"ל.
3.4 סיוע לגזברות האשכול ולמחלקות האשכול בקשר מול ספקים ונותני שירות, גבייה ושליחת תזכורות לתשלום.
3.5 הפקת דרישות תשלום למקבלי שירות ים מהאשכול, מעקב שוטף והפקת קבלות (בסיוע הנה"ח של האשכול).
3.6 ניהול קופה קטנה של האשכול.
4. סיוע למנכ"ל האשכול במטלות/נושאים שונים על פי הנחייתו.
תאריך הגשת המועמדות: 21.04 00:00:00