מזכיר /ת משרד ברשות מקומית

שם המשרה: מזכיר/ת משרד
שייכות ארגונית: יחידת המינהלה ברשות המקומית
כפיפות ישירה: מנהל/ת היחידה
דרגת משרה: בהתאם לדירוג ולהסכמי העבודה התקפים
היקף משרה: מלא/חלקי בהתאם לצרכי הרשות
סוג מכרז: פנימי/פומבי
ייעוד התפקיד
ביצוע עבודות מזכירות ושירותים פקידותיים כלליים, לרבות ניהול מסמכים, טיפול בדואר ובפניות הציבור, ותיאום יומני עבודה וזמנים הכל בהתאם להנחיות הממונה ובהתאם לנוהלי הרשות.
תחומי אחריות עיקריים
*ניהול והקלדת מסמכים
הקלדת מכתבים, פרוטוקולים ודוחות במעבד תמלילים
ביצוע הדפסות, הגהות ותיקונים
גיבוי ואחסון קבצים במערכות מחשוב
צילום, כריכה ושכפול חומרי עבודה
תיוק מסמכים והעברתם לארכיון לפי הנהלים
*טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני
מיון דואר נכנס
ניתוב דואר לגורמים הרלוונטיים
הכנת משלוחים ודואר יוצא
*מתן מענה לפניות טלפוניות וציבוריות
מענה לטלפונים, רישום הודעות, ניתוב שיחות
קבלת קהל והכוונתו לגורמים המתאימים
תיאום יומן וזמני פגישות עבור הממונה
*תיאום פגישות טלפוני
שליחת תזכורות והודעות
איסוף חומרים לישיבות
רישום פרוטוקולים והפצתם בהתאם להנחיות