מזכיר /ה ראשי /ת /מנהלן /ית לבי"ס. (26 /25)

דרוש/ה מזכיר/ה ראשי/ת/מנהלן/ית לבי"ס.
מקום עבודה: בי"ס אריאל
היקף משרה: 75% משרה
תיאור התפקיד:
עיקרי התפקיד:
1. ניהול תיקי עובדי בית הספר: עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר. איסוף מסמכים רלוונטיים (תעודות השכלה, השתלמות וכדומה) ותיוקם בתיק העובד. דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למנהל בית הספר ולאחר אישורו, לרשות המקומית. ומעקב אחר ביצוע תקין של השתלמויות העובדים בבית הספר (הפצת מידע בנוגע להשתלמויות, רישום משתתפים בהשתלמויות וכו').
2. עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי הספר (מנב"סנט): מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות. הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית מנהלת בית הספר. וביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום, שעות שהייה ושעות פרטניות של המורים ודיווח למנהל על חריגות.
3. רישום תלמידים והכנת תעודות לתלמידי בית הספר: הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת. שיבוץ התלמידים לכיתות. סיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ. קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת. בחירת הגלופה לתעודות ומעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס. פילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות. והקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהלת בית הספר.
4. ניהול מסמכים ודואר בית הספר: הקלדת מסמכים, באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, ביצוע הגהה למסמכים, הדפסתם והפצתם.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ותיוקם באופן המבטיח את זמינותם. הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכדומה. קליטה ומיון של דואר (רגיל ואלקטרוני) והכנה משלוח דואר עבור בית הספר.
5. מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר: מתן מענה לטלפונים ופניות תלמידים, הורים, לקוחות או גורמים אחרים. טיפול בפניות או ניתובן לגורמים רלוונטיים. ובקרה אחר מצב הפניות ועדכון הגורמים הרלוונטיים.
6. ניהול הפעילות של מנהלת בית הספר: מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהלת בית הספר. תיאום פגישות למנהלת בית הספר, ומשלוח תזכורות שונות לגבי פעילויות ופגישות בענייני בית הספר. מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת מנהלת בית הספר. השתתפות בפעילויות קהילתיות של בית הספר וסיוע לתפעולן. והשתתפות באירועי בית הספר הנערכים מחוץ לשעות הפעילות בהתאם להנחיות מנהלת בית הספר.
7. טיפול בחשבונות בית הספר, גביית כספים ובקרה ודיווח על הנתונים הכספיים של בית הספר: קבלת הצעות מחיר לצורך רכישת ציוד ושירותים לבית הספר. ריכוז הזמנות מספקים וביצוע התקשרויות מול ספקים וחתימה על חשבוניות. ייעוץ למנהלת בית הספר בתכנון התקציב לשנה הבאה. ריכוז בקשות לוועדת הנחות בבית הספר ותיעוד דיוני הועדה. פנייה לרשות המקומית לקבלת שירותים.
תשלום חשבונות בית הספר מחשבון בית הספר או חשבון ההורים. גבייה ורישום תשלומי הורים. גבייה ווידוא קבלת תשלומים מלקוחות חיצוניים, הפועלים בשטח בית הספר או מקבלים שירות ממנו. הנפקת קבלות ואישור תשלומים. ריכוז ווידוא רצף לכל דפי החשבון המתקבלים מהבנק ביחס לחשבון בית הספר וחשבון הורים. תיעוד כל פעולות הכספים הנעשית בבית הספר, והנפקת דוחות בקרה תקופתיים למנהלת בית הספר ולרשות המקומית. מילוי דוחות הנוגעים לתחום הכספים.
תאריך הגשת המועמדות: 02.04.2025 00:00. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.