רכז חוגים וקורסים (37 /24)

דרוש רכז חוגים וקורסים, בירושלים.
ביצוע רישום במערכת הממוחשבת ועדכון נתונים שונים של הלומדים במסגרת המרכז כגון: נתוני נוכחות תלמידים בשיעורים, גובה שכר הלימוד והתשלום ששולם, אופי אמצעי המימון וכו', מתן אישורים שונים עפ"י בקשת התלמיד ו או בקשת הגורם המממן את הלימודים, בהתאם לנהלי העירייה ובתיאום עם הממונה.
סיוע בארגון טקסים ואירועים בסיום החוגים והפרויקטים שבאחריות המרכז כגון: תיאום הלו"ז, קביעת המיקום, ארגון המקום, משלוח הזמנות למשתתפים וכו', בתיאום עם הממונה.
הכנה, תיאום וליווי ישיבות בהשתתפות הממונה, כולל סיוע בריכוז נתונים והכנת מסמכים ומצגות לפגישות עבודה, ביצוע תיאומים שונים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות ורישום פרוטוקולים, הפצתם לגורמים הרלוונטיים לידיעה ולביצוע מעקב אחר יישום ההחלטות.
סיוע לממונה בביצוע הזמנות טובין ושירותים, בהתאם לצרכים ודרישות של יחידות המרכז, לרבות סיוע באיסוף הצעות מחיר, תיאום מועד ותנאי קבלת שירות טובין ווידוא קבלה בהתאם לפרטי ההזמנה, ריכוז חשבונות לתשלום, העברתם לגורמים הרלוונטיים לאחר אישור הממו נה, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
קידום ופיתוח המודעות הציבורית לפעילות המתבצעת במרכז, פרסום ושיווק מערך השירותים והתכניות של המרכז לקהל היעד, הכנת חוברות הסברה ודפי מידע, איסוף והכנת מידע לפרסום בעיתונות, באתר האינטרנט העירוני וברשתות החברתיות, תוך וידוא עדכון המידע, בתיאום עם גורמים מקצועיים רלוונטיים ועם הממונה.
ביצוע עבודות עזר שונות, כולל איסוף, ריכוז, ארגון והזנת נתונים שונים למערכות ממוחשבות שבשימוש היח ידה והפקת דוחות ממוחשבים שונים.
ניהול משרדם של הממונה וביצוע עבודות מזכירות שונות, כולל ניהול ועדכון יומן הממונה, קבלה וניתוב פניות טלפוניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, ביצוע עבודות הדפסה שונות, טיפול בדואר נכנס, בדואר יוצא, בארגון ותיוק מסמכי היחידות.
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים אחרים, כולל משלוח תזכורות בנדון, בתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים לנושאי הטיפול
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעה והנחיית המ מונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: עובדי המחלקה למוזיקה ואגף תרבות ואמנויות, מינהל תרבות, חברה וספורט.
מחוץ לעירייה: תלמידים והוריהם, קבלנים וספקים חיצוניים, משרדי ממשלה, קרנות וגורמים
נוספים הק שורים לעבודת המרכז.

תאריך הגשת המועמדות: 23/3/2025 עד השעה 12:00.