מזכיר /ה למחלקת חינוך

דרוש/ה מזכיר/ה למחלקת חינוך ב- 60%-80% משרה.
התחלה מיידית.
תיאור התפקיד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מחלקת חינוך של
המועצה לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
1. ניהול לוח זמנים ופגישות הממונה
2.התנהלות מול ספקים וניהול מערכת הזמנות רכש
3.שימוש בסביבות עבודה מתוקשבות של משרד החינוך והרשות
4.אחריות על מערך הרישום לגנים ולבתי הספר
5.מענה וטיפול בפניות מוסדות חינוך, הורים ואחרים
6. ניהול והקלדה של מסמכים
7.משימות נוספות בהתאם לצרכי המחלקה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול לוח זמנים ופגישות הממונה:
א. ניהול יומן - תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה, ניהול פגישות יומיות,
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיו"ב).
ב. בניית לוח מחלקתי הכולל אירועים/ישיבות/כנסים וכד'.
ג. וועדות שילוב וועדות השמה- ארגון וועדות שילוב והשמה מפתיחת פניה ועד מכתב
שיבוץ
2.התנהלות מול ספקים וניהול מערכת הזמנות רכש
3.שימוש בסביבות עבודה מתוקשבות:
הגשת דוחות תקופתיים, ניהול רישום למוס"ח, שימוש במערכת סייעות נט, דיווח חודשי
במערכות משרד החינוך בהתאם לצורך (ניצנים וכד'), דיווח במערכות בינוי, ועוד.
4.אחריות על מערך הרישום לגנים ולבתי הספר:
ניהול ותיעוד נתוני השיבוץ, הוצאת מכתבים להורים ורשימות לגננות, ריכוז ערעורים,
הוצאת מכתבים לפניות חריגות עבודה מול מזכירות ביה"ס
5.מענה וטיפול בפניות בטלפון, בדוא"ל, פנים אל פנים וגם באפליקציה:
מעקב וטיפול בפניות באמצעות האפליקציה: תחזוקה, רכש, גינון, הובלות וכד' עד
לסגירת הפניה.
6. ניהול והקלדה של מסמכים:
א. הקלדת מסמכים ותיוקם, באופן המבטיח את זמינותם.
ב. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
ה. רישום פרוטוקול ישיבות, עפ"י הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.

04.03.2025

דרישות התפקיד:
12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
עברית ברמה גבוהה.
היכרות עם תוכנות ה- OFFICE.
כישורים אישיים ודרישות מיוחדות: ארגון מידע וסדר, שירותיות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.