מתאמת אדמיניסטרטיבית

דרוש/ה מתאמת אדמיניסטרטיבית
תיאור התפקיד:
טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי של המחלקה, ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות ולפניות קהל ;קשר שוטף לטיפול ולצרכי לוגיסטיקה מול שלוחת קריית ההדרכה בנגב וכן טיפול שוטף בהיבט הכספי של המחלקה.
התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה;
סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה:
- תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה.
- אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים באגף וביד ושם.
- תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים - כולל תכנון סידור כיתות.
הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה עדכון, רישום וקליטה של מדריכים/מרצים.
טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים.
מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם.
הזמנת ציוד משרדי.
ניהול קופה קטנה.
סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה.
מענה טלפוני ומקוון.
גביית תשלומים;
עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים.
עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים.
הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.
תנאי המשרה:
היקף המשרה: 100%
תאריך תחילת עבודה מיידי
שכר: שכר בהתאם למדרגי השכר המקובלים בחברה
סוג משרה: ליבה מדרג:5
*המשרה מוצעת לאיוש פנימי וחיצוני *
בתהליך הגיוס יישקל בחיוב מתן העדפה מתקנת למועמדים עם מוגבלות הזכאים לייצוג הולם ולפיכך המועמדים רשאים, אך לא חייבים, לציין זאת בעת הגשת המועמדות
*רק פניות מתאימות תענינה*.