מזכיר /ת מחלקת אחזקת תשתיות באגף בינוי, רכש ולוגיסטיקה. (016 /2025)

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת אחזקת תשתיות באגף בינוי, רכש ולוגיסטיקה.
תיאור התפקיד:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של מחלקת אחזקת תשתיות.
עיקרי התפקיד:
מעקב אחר כוח אדם המחלקתי, מעקב יומי, חודשי, שעות נוספות, כוננות, הקפצות מעבר לשעות השגרתיות, נהיגה עצמית, סגירת דוחות חודשיים.
מעקב אחר פניות נכנסות מוקד העירוני, עובדי המחלקה, תושבים, גורמי עירייה, מניעת חריגה מזמן התקן.
בקרה תקציבית וריכוז נתונים - הוצאת הזמנות עבודה לקבלנים, ספקים ונותני שרות נוספים.
ניהול תיקי המחלקה בחתכים בהתאם לשנת העבודה.
ניהול ותיאום סדר יום מנהל המחלקה -תאום ישיבות, פגישות.
מעקב אחר לוחות זמנים במגוון הפרויקטים שונים.
מענה טלפוני- מתן מענה וניתוב הפונה לגורם הרלוונטי
עבודה מול קבלנים בנושא מעקב חשבוניות, תשלומים וחוזים.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה אפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להם, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
כפיפות: מנהל מחלקת אחזקת מבנים ותשתיות
תקן: מזכיר/ת מחלקה
אגף: בינוי, רכש ולוגיסטיקה
היקף משרה: 100%
תאריך הגשת המועמדות: 06/02/2025 13:00.