מזכיר /ת אגף קהילה (207 /2025)

דרוש.ה מזכיר/ת אגף קהילה.
תיאור התפקיד:
ביצוע הפעילות האדמיניסטרטיבית של אגף קהילה.
עיקרי התפקיד:
1. ביצוע עבודות מזכירות ומטלות ניהול משרד באגף קהילה -
1.1 ניהול והקלדה של מסמכים, טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני), תיוק מסמכים וכד'.
1.2 ניהול יומן ותיאום פגישות של מנהלת האגף ושל מנהלי המחלקות באגף.
1.3 ארגון ישיבות האגף: הכנת חומרים, הזמנת כיבוד, כתיבה והפצה של פרוטוקולים ומעקב ביצוע החלטות.
2. ניהול תחום הרכש, ביצוע הזמנות רכש במערכת ERP, תוך תיאום בין הצרכים לתקציב.
3. הכנה וטיפול בהגשת מכרזים, כולל ניהול מו"מ עם ספקים וקבלנים, בחינת הצעות וקביעת סדרי עדיפויות בהלימה לתקציב.
4. נטילת חלק בכתיבת החוזים וריכוזם, כולל תיוקים, מעקב, ובקרה על עמידה בתנאי החוזה ומועד פקיעתו/חידושו.
5. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור (תושבים, גורמי פנים וחוץ) ובכלל זה, טיפול בפניות ממוקד המועצה.
6. ליווי הכנת התקציב השנתי של האגף, ביצוע בקרה תקציבית שוטפת הכוללת הכנת דוחות תקציביים (ביצוע בחינות תקופתיות של התכנון התקציבי אל מול הביצוע, הכנת דוחות מעקב תקופתיים על מצב תקציב האגף, בחינת התקציב בסוף השנה).
7. טיפול בוועדים מקומיים: תקציב (מיצוי תקציבים של ישובים מול המועצה, סל שירותים), מינויים בתוך הועד, ועדות קבלה, ועדות ביקורת, ובקרה על פעולות הוועדים ע"פ חוק.
8. ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י מנהלת האגף, בהתאם לצרכים המשתנים של האגף.
המשרה המוצעת היא בהיקף של 100% משרה.
תאריך התחלת עבודה: מידי.

תאריך הגשת המועמדות: 6/2/2025 עד השעה 16:00.