רכז /ת איסוף תיעוד ממקורות פרטיים, מערך האוספים

מדור איסוף פריטים ממקורות פרטיים ('לאסוף את השברים') במערך האוספים אמון על ניהול הפרויקטים המורכבים לאיסוף ותיעוד ראשוני של כלל האוספים הפרטיים מתקופת השואה המתקבלים בארגון.
רכז האיסוף ממקורות פרטיים אחראי על ניהול תהליכי האיסוף מול תורמי האוספים, בקרת שלמות האוספים הנמסרים, העברת האוספים להמשך תהליך קליטה וניהול המשך הקשר עם בעלי האוספים. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
אחריות על ניהול תהליך האיסוף; תיאום כל ההיבטים הנדרשים לקראת קיום מפגשי תיעוד ואיסוף ממקורות פרטיים. קיום מפגשי איסוף ותיעוד בתוך הארגון ומחוץ תוך בקרה והשלמת מידע בטופס תיעוד ואיסוף מקוון. קבלת מלוא המידע הנדרש ביחס לאוסף התחייבות למפקיד האוסף. ניהול ממשקי העבודה והקשר מול מחלקות הארגון בהם נקלטים האוספים. תיעוד תהליך איסוף החומרים המתקבלים במסגרת פרויקט 'לאסוף את השברים' במערכת הממוחשבת ( CRM ). מילוי טופס איסוף מקוון ודיוק מידע התוכן הקשור באוסף המתועד בעת קבלתו למשמרת. אחריות על קבלה, קליטה ורישום ראשוני של אוספים דיגיטליים המתקבלים ממקורות פרטיים.
קשרי קהל; תחקיר; שיווק פעילות המדור; יצירת קשר עם בעלי אוספים לצורך פתיחת פניות למסירת תיעוד למשמרת בארגון. הכנה ותחקיר ראשוני לקראת מפגשי איסוף. תחקיר בסיסי במאגרי האוספים. הדרכה, שיווק והסברת עבודת המדור בארגון ומחוץ לו.