מנהלת אדמיניסטרטיבית למכון זקס, אוניברסיטת בר-אילן

מדווחת אל: המנהל האקדמי של המכון
סוג משרה: משרה מלאה בחוזה מיוחד

תיאור המשרה
המנהלת האדמיניסטרטיבית תהיה אחראית על הניהול האדמיניסטרטיבי, התפעולי והפיננסי של מכון זקס. התפקיד דורש אדם מאורגן מאוד, בעלת יכולות תקשורת מצוינות באנגלית ובעברית, שתתפעל בשיתוף פעולה צמוד עם המנהל האקדמי, מחלקות האוניברסיטה, ארגונים חיצוניים, תורמים וסטודנטים, כדי להבטיח יישום יעיל של מטרות ויוזמות המכון.

תחומי אחריות עיקריים
תפעול אדמיניסטרטיבי
- ניהול ויישום קשרים אדמיניסטרטיביים עם מחלקות שונות באוניברסיטה, כולל פילוסופיה יהודית, כלכלה ופקולטות רלוונטיות אחרות.
- הכנה, סקירה והגשה של טפסים והסכמים, וניהול משא ומתן מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
- איסוף מידע נדרש לתהליכים אדמיניסטרטיביים ותפעוליים בצורה מדויקת ובזמן.
- תיאום לוחות זמנים לפגישות, כולל ועדות פרסים ומלגות.
יחסים חיצוניים
- ניהול קשרים אדמיניסטרטיביים עם ארגונים חיצוניים, תורמים, מוסדות ושותפים, באנגלית ובעברית.
- שיתוף פעולה עם מחלקת השיווק של האוניברסיטה וניהול פרסומים ותקשורת בעברית ובאנגלית.
- ניהול שוטף של הקשר עם הקרן למורשת זקס ועם שותפים ומשקיעים נוספים בארץ ובחול.
ניהול פיננסי
- ניהול תקציב המכון, כולל מעקב אחר הוצאות, הכנת דוחות פיננסיים, והבטחת עמידה במדיניות הפיננסית של האוניברסיטה.
- ניהול מלגות, כולל טיפול בבקשות, שמירת רשומות ותיאום עם ועדות מלגות.
- ניהול ופיקוח על קשרים אדמיניסטרטיביים ופיננסיים עם תורמים, כולל תיעוד תקין.
תמיכה בסטודנטים ובסגל
- פיתוח קשרים חיוביים עם סטודנטים, סיוע בשאלות על מלגות, תהליכים אדמיניסטרטיביים והשתתפות בתוכניות.
- מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לסגל האקדמי של מכון זקס וקידום שיתופי פעולה ופרויקטים.
תיאום אירועים ונסיעות
- ארגון וניהול סידורי נסיעה למנהל האקדמי, חוקרים אורחים ובעלי עניין אחרים.
- תיאום וביצוע אירועים, כולל סמינרים, כנסים והרצאות אורח, תוך טיפול בכל ההיבטים הלוגיסטיים.
תרומה אסטרטגית
- זיהוי הזדמנויות לייעול תהליכים ושיפור היעילות התפעולית של המכון.
- שיתוף פעולה עם המנהל האקדמי של המכון ביוזמות גיוס תרומות וביחסים עם תורמים.
_