דרוש/ה רכז/ת ועדות, פרויקטים, התקשרויות ונכסים.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ריכוז וביצוע הפעולות והמשימות הנוגעות לתחומי ועדות עירוניות, וועדות אגף הנדסה, התקשרויות ומכרזים ברשות לפי הנחיות הממונה.
עיקרי התפקיד:
1. ריכוז פעילות וועדות הנדסה.
טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בפעילות הוועדות (כגון: ו. מכרזים, ו. הקצאות, ו.שמות, ו. תנועה, ו. תמרור), ריכוז והגשת בקשות ומסמכים לגורמי פנים וחוץ, תיאום מועדי כינוס וועדות, הכנת חומרים לוועדות, ארגון, הפצה ותיוק מסמכים. והוצאה לפועל של החלטות הוועדות והמועצה.
2. מענה לפניות הציבור.
קבלה פרונטאלית של תושבים ולקוחות ומענה טלפוני במשרד. ניתוב פניות המגיעות לגורמים הרלוונטיים לטיפול ומענה.
3. ניהול לוח זמנים, פגישות וישיבות.
תיאום של פעולות, פגישות, ועדות וישיבות עבור הממונה וצוות האגף עם בעלי תפקידים במועצה ועם גורמי חוץ ומשלוח תזכורות שונות, ניהול לוח זמנים, איסוף חומרים והכנתם לישיבות.
4. ניהול והקלדה של מסמכים ומכתבים.
הקלדת מסמכים (כגון סיכומי ועדות), הדפסה ומשלוח של מסמכים, הפצה לנמענים, הקלדה ועיצוב של מצגות, צילום, תיוק אחסון וגיבוי קבצים ומסמכים באופן נגיש, קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות, מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון, איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה, רישום פרוטוקול ישיבות, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
5. ריכוז וטיפול בפרויקטים, התקשרויות ונכסים.
מכרזים אחריות מקיפה על תהליך ניהול מכרזי המועצה, תיאום, בקרה, פרסום וכו'.
חוזים הסדרת חוזים לספקים לאגף הנדסה בתחום התכנון, יועצים, מנהלי פרויקטים, קבלני ביצוע וכו'.
התקשרויות -
אחריות על קבלת הצעות מחיר עבור תכנון וניהול פרויקט ועבודות מצומצמות.
ניהול ותפעול מאגר יועצים.
נכסים -
הסדרת חוזי חכירה למגרשים ציבוריים.
ניהול ספר נכסים של הרשות במערכת ממוחשבת כולל איסוף והצגת נתונים ותחזוקת המערכת.
הקצאות- ניהול תהליך ההקצאות עפ"י נהלי משרד הפנים.
קולות קוראים טיפול בקולות קוראים בתחום התחבורה.
6. ביצוע משימות נוספות על פי דרישות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 26.01.2025 00:00:00