מזכיר /ת מנהל המוקד העירוני (מזכיר /ת מחלקה). (198 /2024)

דרוש/ה מזכיר/ת מנהל המוקד העירוני (מזכיר/ת מחלקה) באגף אסטרטגיה ופרויקטים.
תיאור התפקיד:
תפעול אדמיניסטרטיבי של פעילות המוקד העירוני, מענה טלפוני וניתובו לגורם הרלוונטי, תוך סיוע, הכוונה ושירות לתושבי ועובדי העירייה לפי הנחיית הממונה והרשות המקומית.
עיקרי התפקיד:
טיפול במידע נכנס לרבות ריכוז הנתונים, מיון, הפצה, קטלוג, תיוק וכיו"ב.
טיפול בפניות התושבים למנהל המוקד, כולל: מענה טלפוני, מענה בדוא"ל.
מענה לפניות בעלי תפקידים בארגון, לרבות ריכוז בקשות לשינויים, הארכת צפי ביצוע, טיפול להוצאת מידע.
ניהול יומני פגישות של מנהל /ת המוקד וסגן/ית מנהל /ת המוקד.
סיוע למנהל בתיאום הדרכות, ימי עיון, הכשרות וכד'.
תיאום ראיונות, אבחונים למועמדים לעבודה.
הקלדת סיכומים ופרוטוקולים של פגישות ודיונים, הוצאת מכתבים לתושבים וכד'.
הכנת חומרים לפגישות, לרבות הכנת מסמכים ומצגות, הפקת דו"חות.
ניהול שוטף של המשרד, לרבות ניהול תקציב הוצאות משרד, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, שבר ואחזקה.
ניהול ספקים, לרבות ריכוז הצעות מחיר, מעקב הזמנות עבודה ותשלומים.
ביצוע בקרה פנימית במוקד בכפיפות מקצועית לראש מדור בקרה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות, בהתאם להנחיית הממונה ובהתאם לצורך.
תאריך הגשת המועמדות: 08.01.2025 13:00.