ממלא /ת מקום מנהלת מדור שכר (החלפה לחופשת לידה). (43 /2024)

דרוש/ה ממלא/ת מקום מנהלת מדור שכר (החלפה לחופשת לידה).
היקף משרה: 100%
תיאור התפקיד
ביצוע מטלות מקצועיות הנוגעות לעבודת מחלקת שכר וכן עבודות מזכירות:
ניהול והקלדה של מסמכים.
טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
מענה טלפוני ומענה לפניות העובדים והפנסיונרים.
הקלדת נתונים למערכת השכר הממוחשבת בהתאם להנחיות מנהל מחלקת השכר.
סיוע בהיערכות ובהכנות לביצוע תשלום השכר.
סיוע בבדיקת השכר בטרם שיגורו.
בדיקת דוחות האיזון החוזר של הקופות השונות וטיפול במקרים שבהם אין התאמה.
מעקב במערכת השכר אחר תשלומי החזרי רישיונות וביטוחי רכב.
הוצאת טפסי עזר ל- 161 מחברות הביטוח השונות ושחרור כספי עובדים בגמר חשבון.
הקלדת מתן הלוואות לעובדי העירייה וממשק עם הבנקים לקבלת מידע.
קבלת טפסי 101 ותיאומי מס במשך השנה מעובדים וגמלאים והקלדתם במערכת השכר.
ניתוב פניות עובדים/פנסיונרים ומתן מענה מקצועי בהתאם להנחיות מנהל מחלקת השכר.
עבודה בממשק עם מחלקות נוספות בעירייה, בדגש על הנהלת חשבונות.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל המחלקה.
עבודה על תוכנת אקסל, בניית קבצים ודוחות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית מנהל המחלקה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף מנהל המחלקה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
סינון וניתוב שיחות למנהל המחלקה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של מנהל המחלקה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור מנהל המחלקה.
משימות נוספות שתוטלנה על ידי מנהל המחלקה.
תאריך הגשת המועמדות: 08.12.2024 12:00:00