מזכיר /ת משרד ואחראי /ת נושא במחלקת גני ילדים. (93 /2024)

דרוש/ה מזכיר/ת משרד ואחראי/ת נושא במחלקת גני ילדים.
היקף משרה 100%
תיאור התפקיד
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מח' גני ילדים לפי הנחיות הממונ ה.
תחומי האחריות:
.1 ניהול והקלדה של מסמכים:
א. הקלדת מסמכים למחשב.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים בעירייה.
ח. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
.2 טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
א. קליטה, מיון ומשלוח של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
.3 מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
א. קבלת קהל, מענה טלפוני ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב וסינון פניות תושבים המגיעות למחלקה.
.4 ניהול לוח זמנים ופגישות:
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור המחלקה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
ג. ריכוז חומרים לטובת ועדות ערעורים וועדות רב מקצועיות.
.5 שיבוץ מחליפות לסייעות/חונכות בזמן של היעדרויות עקב חיסורים, מחלה וכדומה.
.6 סיוע בתחום רישום ושיבוץ לגנים.
.7 ריכוז פעילות סל תרבות ותל"ן.
.8 ריכוז תחום סייעות גני ילדים ועבודה מול מחלקת משאבי אנוש.
.9 ביצוע משימות רכש לגני ילדים.
תאריך הגשת המועמדות: 08.12.2024 12:00.