מזכיר /ת בלשכת ראש העיר (278 /24)

דרוש/ה מזכיר/ת בלשכת ראש העיר.
תיאור התפקיד:
ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות שונות ומגוונות הנוגעות ללשכת ראש העיר למול הגורמים
הפנימיים (כלל אגפי העירייה(והחיצוניים)רשויות מקומיות, מש"מ, משרדי ממשלה(, בהתאם להנחיות ראש הרשות או מנהל /ת לשכתו.
תחומי אחריות:
1. ניהול מסמכים.
א. הקלדת מסמכים, הדפסתם והפצתם.
ב. הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. הכנת מצגות.
ה. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים בלשכת ראש הרשות ובכל משרדי הרשות.
ו. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ז. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
ח. איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתפים ראש הרשות, מנהל הלשכה או העוזר לראש הרשות.
ט. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל הלשכה או ראש הרשות, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיות מנהל הלשכה, לראש הרשות או לגורם המתאים ברשות המקומית.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור ראש הרשות.
3.מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים.
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים, המגיעות ללשכת ראש הרשות, ליחידות הרלוונטיות ברשות.
ג. ניתוב פקסים, המגיעים ללשכת ראש הרשות, לגורמים הרלוונטיים.
ד. מיון וניתוב של שיחות לראש הרשות, למנהל הלשכה או לעוזר.
ה. תיאום טלפוני לפעולות עבור ראש הרשות ועבור מנהל הלשכה או העוזר.
ו. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
4.מטלות נוספות שיוטלו על-ידי הממונה.
היקף משרה: 100%
תאריך הגשת המועמדות: 5.12.24 12:00.