דרוש/ה מרכז/ת תחום תיפעול ואיכות הסביבה.
הקף משרה: 100%
ניהול משרד ומזכירות במחלקת תיפעול ואיכות הסביבה, לפי הנחיות המנהל.
תחומי אחריות עיקריים
1. ניהול והקלדה של מסמכים.
2. טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה, סינכרון יומנים של עובדי המחלקה.
5. ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד.
6. המועצה הינה מקום עבודה חיוני ומתקיימת עבודה בזמן חירום.
7. משימות נוספות בהנחיית מנהל היחידה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים. ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים. ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב. ד. הקלדה ועיצוב של מצגות. ה. צילום, שכפול,
כריכה של מסמכים ועוד. ו. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות. ז. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם. ח. סליקת מסמכים, על פי הנחיית מנהל. ט. איסוף חומרים והכנתם לישיבות המחלקה. י. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל,
והפצתו לפי רשימת תפוצה. יא. ביצוע טיפול ומעקב אחר משימות ותהליכים בהנחיית מנהל המחלקה.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני):
א. קליטה ומיון של דואר. ב. ניתוב דואר על פי הנחיית מנהל. ג. הכנה ומשלוח של דואר.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור:
א. קבלת קהל במשרד כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ומענה טלפוני ומתן מענה משרדי למרכזי תחומים במחלקה. ב. ניתוב
פניות תושבים המגיעות למחלקה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה:
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות. ב. תאום פגישות ואירועים: זימון וארגון המפגש, כיבוד, ריכוז מסמכים, מצגות, פרוטוקולים ג. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב). ד. ניהול יומן מחלקתי.
5. ניהול אדמיניסטרטיבי של המשרד:
א. הזמנות רכש, ריכוז, מעקב וניהול תוכנת הרכש ברשות epr. ב. וסריקת חשבוניות ג. ניהול בעיות/תקלות טכניות/לוגיסטיות של המחלקה וסיוע לצוות בסוגיות מנהליות ומיחשוביות. ד. תחזוקה ופרסומים כולל אתר אינטרנט ומדיה דיגיטלית
6. עבודה בזמן חירום - המועצה הינה מפעל חיוני העובד בעת חירום
השתתפות מלאה בעבודת המכלול בחירום כולל עבודה בחירום השתתפות באימונים והכשרות כעובדת חיונית
7. משימות נוספות בהנחיית מנהל היחידה.
 תאריך הגשת המועמדות: 23.11.2024 00:00:00