רכז /ת תחנת טיפת חלב (420 /24)

דרוש/ה -רכז/ת תחנת טיפת חלב.
2 משרות: 75% (30 ש"ש) 50% משרה (20 ש"ש).
מטרת התפקיד:
תיאום וארגון המערך המנהלי והלוגיסטי של ה תחנה לצורך הבטחת העבודה השוטפת, תוך מתן מענה והכוונה למטופלים, בהתאם למדיניות המינהל, לנהלים עירוניים ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
מתן שירות לבאי התחנה ובכלל זה הכוו נתם לגורמים המקצועיים הרלוונטיים בהתאם לסוג הפנייה, ויסות במצבי עומס ולחץ ומתן מידע ומענה לפניותיהם השונות לרבות בירור וטיפול בבעיות שוטפות;
קבלה וניתוב שיחות טלפוניות וביצוע תיאום טלפונ י בין גורמים פנים וחוץ עירוניים, עפ''י הנחיות הממונה; ניהול יומן זימון תורים של התחנה באמצעות המערכת הממוחשבת, תוך תיאום בין גיל הילד ומצבו הבריאותי לסוגי ומועדי החיסונים המומלצים על ידי משרד הבריאות, לרבות ביצוע תשאול למטופלים, מתן תזכורות וויסות תורי ההמתנה על פי סדר י עדיפויות; סיוע לממונה בארגון הרצאות והדרכות להורים, הפקת דוחות, טיפול בדואר נכנס ויוצא של התחנה, ניהול ארכיב תיקים רפואיים, ניהול מלאי הציוד בתחנה וכן מתן ש ירותי עזר שונים בעבודת המזכירות;
כפיפות: לאח/ות אחראי/ת לתחנה
מטלות עיקריות:
מתן שירות לבאי התחנה, ניתובם לגורם המקצועי הרלוונטי בתחנה בהתאם לסוג הפנייה, תוך ויסות במצבי עומס ולחץ, מתן מענה לשאלות ובירור וטיפול בבעיות שוטפות;
קבלת פניות טלפוניות מגורמים שונים, בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים ו/ או העברתן לממונה או ניתובן לגורמים הרלוונטיים בתחנה;
זימון, ביטול וקביעת תורים לקהל התחנה במערכת הממוחשבת תוך התייחסות לגיל הילד, למצבו הבריאותי ולסוגי ומועדי החיסונים המומלצים על ידי משרד הבריאות, ביצוע תשאול למטופלים, ויסות תורי ההמתנה על פי סדרי עדיפויות וביצוע תזכורות באמצעות המערכת הממוחשבת; סיוע לממונה בארגון הרצאות והדרכות להורים, תוך ביצוע תיאומים בין גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, בנושאים הקשורים למשימות התחנה (כגון: קביעת ישיבות, פגישות ופעילויות שונות, ארגון ישיבות ואירועים שונים וכו).
טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא של היחידה, כולל קבלה, רישום ומיון מכתבים ופקסים נכנסים, פתיחתם וצילומם בהתאם לצורך, ניתובם לממונה או לגורמים הרלוונטיים בהתאם לנושאי הטיפול, הפצה ומשלוח מכתבים ופקסים יוצאים, בהתאם להנחיות הממונה; ניהול ארכיב תיקים רפואיים של כלל מטופלי התחנה בהתאם להנחיות משרד הבריאות, לרבות מיון ותיוק מסמכי התחנה ובקרה וניהול אחר העברת תיקי המטופלים בין התחנות השונות וניהול הרישום של תיקים נכנסים ויוצאים;
ניהול מלאי הציוד המשרדי והרפואי והטפסים לשימוש צוות התחנה, כולל ביצוע ההזמנות להשלמתם עפ''י נהלי העירייה ובתיאום עם הממונה;
ביצוע עבודות עזר שונות, כולל איסוף, ריכוז, ארגון והזנת נתונים שונים למערכות ממוחשבות שבשימוש התחנה והפקת דוחות ממוחשבים שונים, בהתאם להנחיית הממונה; ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, כולל משלוח תזכורות בנדון, בתיאום עם הממונה; וידוא תקינותם, ניקיונם ותחזוקתם התקינה של מבנה התחנה והציוד הנמצא בה, בתיאום עם גורמים רלוונטיים והממונה; קיום קשר שוטף עם גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים הקשורים לתחומי אחריותו;
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעת והנחיית הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 24.11.24 12:00.