Administrative Assistant | עוזר/ת אישי/ת למנהל אתר נאות חובב

תחומי אחריות :

תיאום וניהול פעילות מנהל האתר – עבודה מול גורמים פנים-ארגוניים (עמיתים, ממונים, כפיפים) וחיצוניים (רשויות, מועצות, בעלי עניין) .
ניהול יומן ובקרת משימות – תיאום פגישות, מעקב אחר החלטות, משימות וביצוען .
בקרה ומעקב אחר פרויקטים מפעליים – דיווח שוטף למנהל האתר, עבודה מול מחלקת ההנדסה .
תמיכה בפעילות הנהלת התפעול – תיאום ביקורים, שיבוץ מנהל תורן, ניהול קופה קטנה ועוד .
הכנת חומרים ניהוליים – בניית מצגות, טבלאות Excel, הפקת חומרים לכנסים וישיבות .
תיאום וליווי אורחים – תכנון סיורים וביקורים, תיאום מלווים ותכנים .
מעקב תקציבי ועמידה ביעדים – ניתוח נתונים ובקרת ביצועים .
ניהול אירועים, כנסים וטקסים – משלב התכנון, דרך ההפקה ועד הביצוע, כולל עבודה מול ספקים ושיתופי פעולה פנים-ארגוניים .
קידום מעורבות חברתית – הובלת יוזמות קהילתיות והתנדבותיות של עובדי האתר .
ניהול תקשורת פנים-ארגונית – תמיכה ביעדים אסטרטגיים ועסקיים, חיזוק תחושת המחוברות בקרב העובדים :
תחזוקת פלטפורמות תקשורת (Yammer, מסכי הודעות, עיתון שנתי ) בנושאי רווחה, הוקרה, בטיחות, איכות ועוד .
ייזום וניהול מפגשים ארגוניים – פורומים מקצועיים, מפגשי מחלקות, שולחנות עגולים, מפגשי בטיחות וכנסים רבעוניים .
הובלת פרויקטים תקשורתיים מיוחדים – קמפיינים, שבוע בטיחות/איכות, לוחות שנה ועוד .

דרישות התפקיד:

לפחות 3 שנות ניסיון בתפקיד דומה בארגונים גדולים - אדמין/ית אתר / PMO / תיאום הנהלה / תקשורת פנים ארגונית - חובה.
תואר ראשון בניהול/הנדסת תעשייה וניהול - יתרון
ניסיון בעבודה מול גורמים בכירים, ניהול יומן ותיאום פגישות.
שליטה מלאה ביישומי Office , כולל Outlook , Excel ו- PowerPoint .
ניסיון בניהול פרויקטים ארגוניים ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניסיון בעבודה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.
רקע בהפקת אירועים ארגוניים - יתרון