מזכיר /ה בלשכת ראש המועצה.

מכרז חיצוני מספר 36-2024
לתפקיד מזכיר/ה בלשכת ראש המועצה.
תיאור התפקיד
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות של ראש הרשות.

תחומי אחריות:
א. ניהול מסמכים.
ב. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
ג. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים.

פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ב. הגהה למסמכים.
ג. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ד. הכנת מצגות.
ה. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
ו. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים בלשכת ראש הרשות.
ז. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
ח. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
ט. איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתפים ראש הרשות, מנהל הלשכה או העוזר לראש הרשות.
י. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מנהל הלשכה או ראש הרשות, והפצתו לפי

רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר רגיל ואלקטרוני.
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיות מנהל הלשכה, לראש הרשות או לגורם המתאים ברשות
המקומית.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור ראש הרשות.

3. מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ואזרחים.
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים, המגיעות ללשכת ראש הרשות, ליחידות הרלוונטיות ברשות.
ג. ניתוב פקסים, המגיעים ללשכת ראש הרשות, לגורמים הרלוונטיים.
ד. מיון וניתוב של שיחות לראש הרשות, למנהל הלשכה או לעוזר.
ה. תיאום טלפוני לפעולות עבור ראש הרשות ועבור מנהל הלשכה או העוזר.
ו. משלוח תזכורות שונות: אירועים, פגישות וכיוצ"ב.

מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:

א. ארגון מידע וסדר.
ב. שירותיות.
כפיפות: לראש הרשות.
תנאים מקדימים למינוי