מזכיר /ת אגף שפ"ע. (550 /24)

דרוש/ה מזכיר/ת אגף שפ"ע.
היקף משרה: 100%.
תיאור המשרה:
ניהול והקלדה של מסמכים:
הקלדת מסמכים ושליטה בתוכנות OFFICE.
ניהול הידע של אגף שפ"ע - ביצוע סיכומים שבועיים/חודשיים/שנתיים - להוסיף.
תיקון מסמכים לאחר הגהה.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונהף והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעים למנהל וסגן מנהל האגף.
סינון וניתוב שיחות למנהל ולסגן מנהל האגף.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
ניהול וטיפול בפניות מוקד המועצה הקשורות לאגף שפ"ג.
אחריות תפעוליות של משרדי אגף שפ"ע לרבות - סדר, ארגון וניקיון המחלקה, ציוד וריהוט, תקינות ותפעול מיכון משרדי, ארכיון וכד'.
ריכוז הזמנות עבודה - קבלת הצעות מחיר, ריכוז הזמנות עבודה באגף מול ספקים וקבלנים ומעקב ביצוען.
ריכוז הזמנות עבודה - קבלת הצעות מחיר, ריכוז הזמנות עבודה באגף מול ספקים וקבלנים ומעקב ביצוען.
עבודה עם תוכנת רכש וניהול מלאי.
ביצוע מטלות נוספות על פי דרישות הממונה ובהתאם לצורכי המועצה.
תאריך הגשת המועמדות: 29.08.2024 13:00.