רפרנט לוועדות ולישיבות (106 /24)

רפרנט לוועדות ולישיבות מועצה.
סיוע לממונה בארגון, הכנה וריכוז ישיבות המועצה וועדותיה השונות, (ועדות חובה, רשות ומקצועיות)
בהתאם למדיניות ולנהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
תיאום מועדי כינוס ישיבות מועצה ועדותיה השונות והכנת סדר יום, בתיאום עם כל הגורמים
הרלוונטיים ו עפ"י הנחיות הממונה;
ניסוח והכנת פרוטוקולים של דיוני הועדות השונות וישיבות המועצה, הפקתם והפצתם לגורמים
הרלוונטיים, בהתאם למדיניות ול נהלי העירייה;
מתן שירות לציבור הרחב ומענה לפניות, טלפונית ובכתב, בכל הקשור לדיוני הועדות וישיבות המועצה,
בהתאם למדיניות העירייה, לנהלים ובתיאום עם הממונה;
ביצוע עבודות עזר שונות הקשורות בעבודת מזכירות העירייה ובכלל זה הועדות השונות וישיבות
המועצה, כולל איסוף, ריכוז וארגון נתונים שונים.
כפיפות: לממונה על ועדות וישיבות מועצת העיר.
מטלות עיקריות:
זימון חברי מועצה, יו"ר וחברי ועדות וגורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים נוספים, לרבות עדכונם השוטף בנוגע לשינויים שחלים במועדי הועדות ובישיבות המועצה, בהתאם לנהלים;
הכנת סדר יום לישיבות מועצה ולועדות השונות, לרבות לוועדת הערר בנושא ארנונה, בהתאם לכללים,
לנהלים ולהנחיות הממונה, הדפסתו, בדיקתו והפצתו לחברי הוועדה, בתיאום עם הממונה;
ארגון המערך הלוגיסטי וביצוע תיאומים עם כל הגורמים הרלוונטיים לביצוע ישיבות המועצה והועדות
השונות (ועדות חובה, רשות ומקצועיות), לרבות ועדת הערר בנושא ארנונה, כולל קביעת מיקום לקיום
הפעילות, ארגון המקום והכנת עזרים טכניים, ציוד, כיבוד וכו';
השתתפות בישיבות המועצה ובוועדות השונות, לרבות ועדת הערר בנושא ארנונה, ניסוח והכנת פרוטוקולים של ישיבות המועצה והועדות השונות, הדפסתם, בדיקתם וביצוע הגהות, בהתאם לחוקים ו לנהלים ובתיאום עם גורמים מקצועיים רלוונטיים והממונה, הפקה והפצת החלטות הועדות השונות וישיבות המועצה;
טיפול בפניות טלפוניות ובכתב המתקבלות מגורמים פנים וחוץ עירוניים, לרבות מתן הסבר והנחיות בנוגע לעבודת הועדות השונות, לרבות ועדת הערר בנושא ארנונה, ולישיבות המועצה, להחלטות שהתקבלו ולנושאים אחרים הקשורים לתחומי עבודת הועדות וישיבות המועצה;
תיאום וזימון מועדי דיון ומועדי פגישות וישיבות הכנה לוועדות השונות, לרבות ועדת הערר בנושא ארנונה, ולישיבות המועצה, הדפסת פרוטוקולים, וידוא הגשת סיכומים, מעקב אחר יישום החלטות הועדות השונות וישיבות המועצה וכו';
ביצוע עבודות מזכירות ועבודות עזר שונות, כולל קבלה וניתוב פניות טלפוניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, ביצוע עבודות הדפסה שונות, טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא הקשור לוועדות השונות ולישיבות המועצה והגשת סיוע בריכוז, ב צילום ובהכנת מסמכים שונים ומתן דיווח שוטף לממונה על עיכובים וחריגות העולים במהלך עבודתו;
איסוף, ריכוז, ארגון והזנת נתונים שונים במערכות ממוחשבות שבשימוש המינהל והפקת דוחות ממוחשבים שונים, בהתאם להנחיות הממונה.
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים.
תאריך הגשת המועמדות: 18.08.2024 00:00:00