רפרנט מרכז שירות לקוחות (312 /24)

רפרנט מרכז שירות לקוחות.
מספר מכרז:312/24.
אגף:אגף רישוי בנייה.
דרגה:אחיד.
סוג מכרז:פנים חוץ.
מטלות עיקריות:
טיפול אדיב, מקצועי ומהיר בקבלת קהל באופן שוטף מדי יום ובפניות טלפוניות, בנושאים המטופלים באגף רישוי בנייה, תוך בדיקה ועדכון תיקים רלוונטיים, עפ"י הצורך, מתן הסברים ומידע על הליכי הרישוי, בהתאם לחוק התכנון והבנייה, על נהלים ותהליכי העבודה והפנייה לגורם המטפל, עפ"י הצורך, בהתאם לנהלי העבודה ולהנחיות הממונה.
בדיקה ופתיחת תיקי רישוי חדשים והעברתם לבוחני הרישוי וסגירת תיקים במקרה הצורך ובכלל זה מסירת טפסים לציבור ולמתכננים בכל הקשור לרישוי בנייה, קבלת מסמכים וטפסים וסריקתם, הכנת שוברים לתשלום, הזנה ועדכון הפרטים במערכות הממוחשבות שבשימוש המחלקה והפצתם לגורמים המקצועיים הרלוונטיים.
ביצוע מעקב אחר הטיפול בתיקים ופנייה לגורמים הרלוונטיים לקידום הטיפול לשם קיצור זמן הרישוי.
טיפול בפניות הציבור בכתב בטלפון וסיוע לממונה בהתכתבות עם קהל הפונים, בכל הקשור לתחומי אחריותו.
מענה טלפוני לפונים לצוותי הרישוי וביצוע תיאומים בנושאים הקשורים למשימות העובדים בצוותי הרישוי כגון: איתור תיקים, מסירת קבלת מסמכים, קביעת פגישות ופעילויות שונות, ארגון ישיבות וכו'.
קבלת מסמכים מעובדי אגף רישוי בנייה ומגורמים פנים עירוניים נוספים כגון: תעודות לטאבו, אגרות, תכניות לתיקונים, החלטות ועדה וכו' והעברתם ללקוחות הפונים למרכז שירות הלקוחות, בהתאם להנחיות הממונה.
קליטה ובדיקה של בקשות המתקבלות במערכת הרישוי המקוונת, תוך בדיקת מסמכי בעליות ואישורים נוספים, והעברתם לגורמים מקצועיים רלוונטיים להמשך טיפול, בהתאם להנחיות הממונה.
ארגון ותיוק מסמכים שונים הקשורים לתחומי אחריותו בתיקים ובארכיב האופטי, בהתאם לנהלי העירייה ולהנחיות הממונה.
ניתוב פניות המתקבלות באגף ו במרכז השירות לגורמים פנים וחוץ עירוניים וביצוע מעקב שוטף אחר הטיפול בפניות שהופנו לגורמים השונים, כולל וידוא קבלת הפנייה, וידוא מתן מענה עפ"י לו"ז ויעדים שנקבעו, עדכון הממונה במקרים חריגים, בהתאם לנהלים עירוניים ולהנחיות הממונה.
ריכוז, ארגון והזנת נתונים שונים למערכות ממוחשבות שבשימוש האגף, כולל הפקת דוח ות ממוחשבים, בהתאם להנחיית הממונה.
טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא של מרכז שירות הלקוחות, כולל קבלה, רישום ומיון מכתבים ופקסים נכנסים, פתיחתם וסריקתם בהתאם לצורך, ניתובם לממונה או לגורם המטפל הרלוונטי בהתאם לנושאי הטיפול, הפצה ומשלוח מכתבים ופקסים יוצאים, בהתאם להנחיית הממונה.
ביצוע עבודות הדפסה שונות מסמכים, מכתבים, פרוטוקולים, טבלאות וכו', ריכוז ותיוק מסמכים שונים, בהתאם להנחיות הממונה ועפ"י סדרי עדיפויות שנקבעו על ידו.
סיוע לבוחני הרישוי באיתור ו או החזרה של תיקי רישוי מהארכיב וממחלקות אחרות, בהתאם לצורך.
קיום קשר ותיאום עבודתו עם גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים הקשורים לנושאי עבודתו כגון: מינהל תכנון, אגף שומה וגבייה, אגף היועץ המשפטי, משרדים ממשלתיים וכו'.
השתתפות בישיבות שונות הקשורות לתחומי אחריותו, בהתאם להנחיות הממונה.

תאריך הגשת המועמדות: 18/8/2024 עד השעה 12:00.