מזכיר /ה (3 /2024)

דרוש/ה מזכירה.
היקף משרה: 100% משרה.
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת החברה, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים.הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
הדפסה ומשלוח של מסמכים.. תיקון מסמכים לאחר הגהה. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הקלדה ועיצוב של מצגות. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
ניהול והקלדה של מסמכים.
קליטה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
סינון וניתוב שיחות למנהל היחידה.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
תאריך הגשת המועמדות: 14/07/2024 12:00.