מזכיר /ת לשכת ראש המועצה. (2 /2024)

דרוש/ה מזכיר/ת לשכת ראש המועצה.
היקף העסקה: 100%.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות של ראש הרשות או מנהל לשכתו.
תחומי אחריות:
ניהול מסמכים.
טיפול בדואר (רגיל אלקטרוני).
מענה אנושי לפניות של עובדי הרשות ושל גורמים חיצוניים ותושבים.
פירוט המשימות:
הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
הגהה למסמכים.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
הכתנ מצגות.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכדומה.
קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים בלשכת ראש הרשות.
תיוך מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתפים ראש הרשות, מנהל הלשכה או העוזר לראש הרשות.
רישום פרוטקול ישיבות, על פי הנחיות מנהל הלשכה או ראש הרשות, והפצתו לפי רשימת תפוזצה מוגדרת.
קבלה ומיון של דואר.
ניתוב דואר על פי הנחיות מנהל הלשכה, לראש הרשות או לגורם המתאים ברשות המקומית.
הכנה ומשלוח של דואר עבור ראש הרשות.
מענה אנושי במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ניתוב פניות תושבים, המגיעות ללשכת ראש הרשות, ליחידות הרלוונטיות ברשות.
ניתוב פקסים, המגיעות ללשכת ראש הרשות, לגומרים הרלוונטיים.
מיון וניתוב של שיחות לראש הרשות, למנהל לשכה או לעוזר.
תיאום טלפוני לפעולות עבור ראש הרשות ועבור מנהל הלשכה או העוזר.
משלוח תזכורות שונות (אירועים פגישות וכ'ו).
תאריך הגשת המועמדות: 09.07.2024 12:00.