מנהל תחום מידע ובקרה (96 /24)

דרוש/ה מנהל תחום מידע ובקרה
מספר מכרז: 96/24
אגף: הנהלת מינהל חינוך
דרגה: אקדמאים
סוג מכרז: פנים חוץ
מטלות עיקריות:
סיוע לממונה בתיאום עבודת המטה עם פנים וחוץ עירוניים שונים, לרבות ליווי ישיבות בהשתתפות הממונה, כולל ריכוז נתונים והכנת מסמכים, מצגות וניירות עמדה לפגישות עבודה, ביצוע תיאומים שונים עם הגורמים הרלוונטיים, הפצתם לידיעה ולביצוע
קידום וליווי תכניות ופרויקטים שבאחריות המחלקה מול גורמים פנים וחוץ עירוניים, משלב התכנון ועד סיום הביצוע, וכולל בקרה על ביצועם, בהתאם לעמידה ביעדים, בלו"ז ולהנחיות הממונה
סיוע לממונה באיסוף, ריכוז ועיבוד מידע ונתונים שונים הדרושים לעבודתו השוטפת, בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים וע"פ הנחיותיו רישום והזנת פרטי מידע של פעילות המחלקה במערכות השונות, לרבות נתונים בטבלאות אקסל, לצורך יצירת תמונת מצב אחודה של מיקום הסייעות וטיפול הנושאים שבאחריות המחלקה, בהתאם להנחיות הממונה
סיוע לממונה בבקרה על רמת יעילות ואיכות השירותים הניתנים ע"י המחלקה, עפ"י היעדים שנקבעו, נהלי העירייה ומדיניותה, כולל טיפול בתלונות פניות חריגות ובקרה על מתן תשובות באמצעות מערכת CRM לגורמים פנים וחוץ עירוניים, תוך הכנת והפקת דוחות ניהוליים לפי חתכים שונים, ניתוח ועיבוד דוחות ומשובים, זיהוי בעיות חריגות, הכנת המלצות לפתרונות אפשריים והגשתן לממונה
קיום קשר שוטף עם מוסדות החינוך לצורך איסוף וריכוז נתונים ומידע על פרטי מיקום הסייעות, כולל איסוף וריכוז נתונים ומידע על פעילות המחלקה מגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים
זיהוי ומיפוי מגמות הקשורות לצרכי המחלקה לצורך גיבוש המדיניות, איתור נושאים רלוונטיים לעדכון ובקרה, בהתאם להנחיות הממונה
מסירת מידע ונתונים שונים לגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים בכל הקשור לתחומי אחריות המחלקה, בהתאם להוראות הממונה
הכנה, ארגון ועריכת מידע ועיצובו הגרפי לפעילויות ולפרויקטים שונים שבאחריות המחלקה, כולל עיצוב ועריכה גרפית של תכניות העבודה או נתונים שונים בהתאם לצרכי המחלקה, בתיאום עם גורמים מקצועיים רלוונטיים ועם הממונה
הפקת דוחות יומיים, חודשיים ותקופתיים, באמצעות מערכות ניהוליות ותפעוליות, עפ"י חתכים שונים כגון: נתונים לפי אזורים שונים, מוסדות חינוך וכו', בהתאם להוראות הממונה
סיוע לממונה בהכנת ישיבות, כולל איסוף וריכוז נתונים שונים וביצוע תיאומים עם הגורמים הרלוונטיים, השתתפות בישיבות לצורך רישום פרוטוקולים, הפצתם לידיעה ולביצוע וניהול מעקב אחר יישום ההחלטות שהתקבלו, בהתאם להנחיות הממונה
ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו מהמחלקה לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים, כולל משלוח תזכורות בנדון, בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים לנושאי הטיפול
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעת והנחיית הממונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: הנהלה ומחלקות מינהל חינוך, מינהל תפעול, האגף לתכנון אסטרטגי.
מחוץ לעירייה: מוסדות חינוך, גופים ממשלתיים, ציבוריים ופרטיים שונים הקשורים לתחומי אחריותו.
תאריך הגשת המועמדות: 7.7.24 12:00.