מזכיר /ה בלשכת יו"ר הדירקטוריון (2435)

דרוש/ה מזכיר/ה בלשכת יו"ר הדירקטוריון.
תנאים להעסקה:
ככלל, שעות העבודה 9:30-18:00. בנוסף, יתכן שתידרש עבודה בשעות נוספות בין פעמיים לשלוש בשבוע. כמו כן, נדרשת זמינות למענה טלפוני מעבר לשעות העבודה.
נדרשת זמינות מלאה לעבודה בשעת חירום בהיותה של חברת הנמל מקום עבודה המוגדר כמפעל חיוני ומפעל למתן שירותים קיומיים למדינת ישראל, כהגדרת מונחים אלו בחוק שירות עבודה בשעת חירום, תשכ"ז-1967.
עדיפות:
ניסיון במגזר הממשלתי/ רשויות מקומיות.
תיאור התפקיד:
אחריות לתפעול שוטף של המשרד, כולל ניהול יומן ממוחשב ותיאום ישיבות מול גורמי חוץ ופנים.
טיפול במסמכי המשרד, הקלדה ותיעוד, סיווג, מיון ותיוק מסמכים, כולל עריכה ועדכון רשימת מסמכים המתויקים בארכיב ומיקומם, באופן ידני וממוחשב.
בקרה ומעקב אחר התקדמות תהליכים/ משימות ודיווח על פי הנחיית הממונים, לרבות הפצת תזכורות לקידום התהליכים/ משימות.
תיוק ספרות מקצועית בהתאם לנהלים וההנחיות.
ביצוע הזמנות רכש ללשכה, לרבות הכנת הזמנות עבודה ושירות, מעקב אחר ביצוע וטיפול בחשבוניות.
ניהול מלאי הציוד המשרדי והזמנת ציוד משרדי.
הכנת סיכומי דיונים והפצתם.
מתן שירות טלפוני ופרונטאלי לעובדי החברה, לגורמי חוץ ולספקים.
טיפול במתן אישורי כניסה לנמל לגורמי חוץ מול יחידת ביטחון בנמל על פי נהלי הנמל.
הזמנת כיבוד לדיונים.
הזנה ושליפה של נתונים במערכות השונות, כגון: כלי OFFICE, SAP - ERP, SRM, ACTIONBASE.
הפקת דו"חות והפצתם.
ארגון ישיבות ודיונים בחברה ומחוצה לה: תיאום חדרי ישיבות, פנייה לקבלת הצעות מחיר לשימוש במתחם, בחירת ספק ושיוך לסעיף תקציבי רלוונטי ועוד.
תפעול ציוד מולטימדיה בחדר ישיבות דירקטוריון.
ריכוז חומרים לוועדות/ דיונים.
מילוי מקומה של ראש הלשכה בעת הצורך.
ביצוע משימות נוספות על פי הנחיות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 28.05.2024 00:00.