לקונסוליה של ישראל בשיקגו, דרוש/ה עובד/ת מקומי/ת ( אית"ן ) למשרת עוזר/ת קצינת מינהלה

תיאור התפקיד

אחריות על מכלול פעולות הקשורות בניהול ההון האנושי במשרד בהתאם להוראות החוק, התקשי"ר ונציבות שירות המדינה, ובכלל זה אחריות על הנושאים הבאים או על חלק מהם:
קליטה- קליטת עובדים חדשים, ובכלל זה ריכוז הטפסים ובדיקת האסמכתאות הנדרשות, בדיקת עמידה בדרישות הסף למשרה, וידוא אישור בטחוני ורפואי, ביטוח פנסיוני, קליטה במערכת הממוחשבת, עדכון הדירוג והדרגה, הפקת אישור העסקה
בהתאם לסוג העסקה (הרשאה או חוזה).
ניהול תיק העובד/ת- עדכון פרטים אישיים, עריכת חישובי ותק על שימושיו השונים, קידום במתח הדרגות, שינוי בתנאי העסקה, מעקב אחר הסייגים להעסקת עובדים והפנייה לוועדות המוסמכות לקבלת החלטה.
נוכחות- ריכוז וביצוע נוכחות העובדים.ות על פי הכללים וההסכמים הקיימים.
סיום העסקה, פרישה וגמלאות- טיפול בסיום העסקתם של עובדים.ות ופרישתם לגמלאות, ובכלל זה הכנת התיק האישי, בדיקת הזכאות לתשלומים שונים ועוד.
תקינה- בחינה וביצוע בקשות לשינויי תקינה בהתאם להוראות התקינה, לתכנית העבודה, לצרכים המקצועיים, למכסת העלויות לשינויי תקינה; בדיקת עדכניות העיסוקים וסיוע בתהליך ניתוח העיסוקים.
תהליך איוש משרות- אחריות על תהליכי פרסום המשרות ותהליכי הגיוס והמיון של עובדים/ות.
ניהול הליך המכרזים לאיוש משרות במשרד/יחידת הסמך, למעט משרות בכירות, באופן מיטבי ותוך שמירה על תקינותו. בהתאם להוראותיו, לתקשי"ר, לנהלים, ולהנחיות הממונה.
אחריות על בדיקת המועמדויות המוגשות למכרזים בתיאום ובממשק עבודה הדוק עם האחראי על התקינה במשרד.
ניהול ועדות הבוחנים ובכלל זה הנחיית חברי הועדה אודות כללי ניהול הועדה ועריכת הפרוטוקול בהתאם להוראות התקשי"ר והוראות האגף.
עבודה במערכות מידע ממוחשבות לניהול משאבי אנוש והפקת דוחות ביצוע ובקרה.
הערכת עובדים/ות - אחריות על הובלת תהליך הערכת עובדים לרבות אחריות על בניית מפת הערכה ארגונית.
בנוסף, עשוי לכלול אחריות על אחד התחומים הבאים:

רווחה ארגונית - סיוע בפעילות השוטפת של יחידת הרווחה ובכלל זה: ריכוז פעולות הרווחה היזומות על ידי נציבות שרות המדינה: סבסוד קייטנות, בדיקות תקופתיות, הכנה לפרישה. סיוע בתכנון והוצאה לפועל של אירועי הרווחה בארגון כגון: סדנאות, הרצאות, תשורות לעובדים, טקסי פרישה וכד'. איתור, מניעה, טיפול וסיוע לעובדים הנמצאים במצב מצוקה ומשבר, ושותפות לגיבוש מדיניות משרדית בנושאים אלו. טיפול וליווי בפניות של עובדים וגמלאים העוסקות במצוקות אישיות ומשפחתיות בנושאים: כלכליים, רפואיים, משברי חיים בתיאום עם הממונה. תיעוד ומעקב אחר הטיפול בעובד / גמלאי במערכת הרווחה הממוחשבת.
הדרכה - מימוש תכנית ההדרכה השנתית במשרד. ליווי והנחיית פיתוח קורסים והשתלמויות לרבות ניהול כלל ההיבטים התפעוליים. אבחון וריכוז צרכי הדרכה בארגון בשיתוף מנהלים. פיתוח תכניות הדרכה חדשות ועדכון תכניות הדרכה קיימות. הכנת מדריכים לליווי וסיוע בעת ההדרכה. שילוב שיטות הדרכה מתקדמות ומקוונות. ליווי תהליכי ביצוע ההדרכה על פי עקרונות התכנית. השתתפות בוועדות משרדיות ובין-משרדיות בנושאים הקשורים לתחומי העיסוק.

* ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך ולהנחיות הממונים.

דרישות התפקיד
השכלה אקדמית*

רצויה השכלה אקדמית בתחום משאבי אנוש, או סוציולוגיה ארגונית, או יעוץ ארגוני, או פסיכולוגיה, או מדע המדינה, או מינהל ציבורי;
קורסים: קורס משאבי אנוש מטעם נציבות שירות המדינה**
(הכשרות מקבילות הנערכות על ידי גופים אחרים יאושרו על ידי נציבות שירות המדינה).

ניסיון:

לבעלי תואר ראשון- 3 שנות ניסיון ( לבעלי תואר שני2- שנות ניסיון) בתחום עיסוק המשרה כמתואר בפירוט המטלות בתיאור התפקיד. מתוכן, שנה של ניסיון מקצועי במשאבי אנוש רצוי בתחומי ליבה, כגון: פרט, גיוס ומיון, תקינה.

רצוי ניסיון מוכח בתחומים הבאים:

גיוס וקליטת עובדים.
הנחיה והדרכה של עובדים.
ריכז/הובלה של תהליכי שינוי ארגוני בפרט במגזר הציבורי.
סיוע בגיבוש תוכניות עבודה וביצוע מעקב ובקרה אחר יישומן.

כישורים ונתונים נוספים רצויים:

כישורים ומיומנויות:
כושר ניהול וארגון.
כושר הבעה בכתב ובעל פה בשפה העברית ברמה גבוהה.
כושר הנחיה ומתן שירות.
כושר קבלת החלטות ואסרטיביות.
יחסי אנוש מעולים.

ידע:

בניהול ופיתוח משאבי אנוש ובהערכת עובדים.
בשימוש במערכת ממוחשבת לניהול משאבי אנוש.
הכרת החוקים והתקנות הקשורים בתפקיד.

קורסים:

רצוי סיום קורסים והשתלמויות מקצועיות בתחום משאבי אנוש ובתחומים הקשורים לתפקיד.

הערות

(*) זכאות לתואר אקדמאי המוכר ע"י המועצה להשכלה גבוהה, לרבות אישור על שקילות לתואר ממשרד החינוך.

א. בהתאם לסעיף 39 לחוק ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, התשע"ג- 2012 ובתיאום בין נציבות שירות המדינה לבין הארגון היציג של הסתדרות ההנדסאים והטכנאים, למשרות בדרוג המח"ר בהן נקבעה דרישה להשכלה אקדמית כללית רשאים להגיש מועמדותם גם הנדסאים וטכנאים מוסמכים. במקרה זה נדרשים הנדסאים וטכנאים לשנות ניסיון בתחומים המפורטים בעיסוק- 6 שנים להנדסאי/ת, 7 שנים לטכנאי/ת.
ב. השלמת רישום בפנקס ההנדסאים והטכנאים עד 48 שעות טרם כינוס ועדת הבוחנים: יש להמציא אישור על רישום בפנקס ההנדסאים והטכנאים מטעם האגף לאסדרת עיסוקים במשרד העבודה עד 48 שעות טרם כינוס ועדת הבוחנים. ככל שלא ימצא האישור כאמור תיפסל המועמדות.
ג. בעל תעודת הנדסאי או טכנאי מוסמך אשר ייבחר למשרה ידורג בדירוג המנהלי. עובד מתוך שירות המדינה אשר דורג זה מכבר בדירוג ההנדסאים או הטכנאים רשאי לשמר את דרוגו המקצועי.
ד. בהתאם להנחיית נציב שירות המדינה מס' 1.19 מיום 07.02.2023 בדבר מענה לעובדי מדינה ותיקים בהתמודדות במכרזים בדירוג המח"ר, עובדי מדינה שאינם בעלי השכלה אקדמית יוכלו להתמודד במכרז פנימי או בינמשרדי למשרה זו, ככל ועומדים בתנאים המצטברים הבאים (סעיף 5.ג. להנחיה):

בעל/ת 12 שנות לימוד לפחות.
בעל/ת ותק של 20 שנה לפחות בשירות המדינה במועד פרסום ההנחיה הנ"ל (07.02.2023).
העובד/ת בעל/ת אופק שירות של לא יותר מחמש עשרה שנה עד מועד הפרישה לגמלאות משירות המדינה.
עובדים בעלי ניסיון מקצועי כמפורט מעלה, נדרשים למספר שנות ניסיון כפול מהנדרש לדרגה התחילית המקבילה בדרוג המינהלי במשרה זו, כמפורט בתקשי"ר בסעיף 11.131(ג) (טבלה: פנימי ובין-משרדי), בהתאם לפירוט הבא: למשרה במתח דרגות 40-42 בדירוג המח"ר נדרשות 16 שנות ניסיון מקצועי.
עמידה ביתר דרישות הסף של המשרה.
עובדים בעלי ציון הערכת עובד מעל הממוצע המשרדי בשנתיים מתוך שלוש השנים האחרונות.
עובדים שקיבלו המלצה לקידום בחוות דעת הממונה הישיר הנוכחי במסגרת הערכת העובדים..
להלן נוסח ההנחיה המלא: www.gov.il/BlobFolder/policy/guide_line_he/guide_line_119.pdf/119
מסמך זה כתוב בלשון סתמית על פי כללי השפה העברית ופונה לנשים וגברים כאחד.
היקף המשרה

הדרגה : דרגה 39 - 41 דירוג 11 מח"ר.
חלקיות : 100 אחוז
טווח שכר : ייקבע בהמשך

פרטים להגשת מועמדות

הגשת מועמדות למשרה באמצעות מערכת הגיוס המקוונת באתר נציבות שירות המדינה בקישור- https://ejobs.gov.il/gius#

המכרז פורסם ביום : יא' בטבת, תשפ"ו (31/12/2025)
היום האחרון להגשת בקשות למכרז זה הוא : כה' בטבת, תשפ"ו (14/01/2026)

בקשות למכרז זה יש להגיש באמצעות מערכת הגיוס האלקטרונית (הגשת מועמדות שאינה מקוונת תתאפשר במקרים חריגים ובהתאם לכללים שנקבעו-במקרה זה יש להגיש המועמדות והטפסים הנלווים למשרד הרלוונטי.)
על המועמדים המגישים בקשה יש למלא את טופס" שאלון המועמד "המקוון ולצרף תעודות השכלה ממוסד להשכלה גבוהה המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה או המקביל לה בארץ בה נרכש ואושר כשקול לתואר מהתארים האקדמיים הנהוגים בישראל על ידי האגף להערכת תארים מחו"ל ,כל זאת על פי דרישות ההשכלה הנדרשות במכרז.
בנוסף יש להמציא העתקים מאושרים ומסמכים הדרושים לאימות הפרטים שנרשמו בטופס" שאלון המועמד "המקוון ,כולל אישורי העסקה ממקומות עבודה קודמים הרלוונטיים לתפקיד המבוקש תוך ציון של היקף המשרה ותיאור תמציתי של תוכן התפקיד וכן על כל עניין הקשור בהתאמה למשרה.
במידה ונשלחה דרישה להמצאת מסמכים נוספים הרי שהמועמדות תיבדק רק אם יתקבלו המסמכים תוך 5 ימים מתאריך הוצאת המכתב ובו בקשה להשלמת מסמכים חסרים ,אחרת תראה המועמדות כמבוטלת.
בקשות שתגענה לאחר התאריך האמור לא תובאנה בחשבון.
במידה ותוך שבועיים מהמועד האחרון להגשת מועמדות לא קבלת הודעה על המשך ההליכים במכרז עליך לפנות למרכז השירות האינטרנטי באמצעות מערכת הגיוס האלקטרונית.

הערות

כל מקום בו מפורט תאור התפקיד בלשון זכר, הכוונה גם ללשון נקבה וכן להפך מועמדים למשרה זו עשויים להיבחן במבחני כישורים כלליים והתנהגותיים.
ראה/י הסברים והנחיות למועמדים שייבחנו .
גיליונות הערכה ומשוב של עובד המדינה יתקבלו כמסמכים דיגיטליים שיוצגו מתוך תיק העובד. עובד מדינה שתיק העובד אינו מנוהל במרכבה יצרף לבקשה גיליונות הערכה ומשוב מהשנתיים האחרונות.
במידה שלא בוצעו הערכות עובד יש לצרף אישור על כך מאגף משאבי אנוש במשרד.
המכרז הנדון מפורסם במתכונת המותאמת לשעת חירום ונועדה לאפשר את המשך ניהול המכרזים במשורה ובמקרים המחייבים את המשך הרציפות התפקודית של שירות המדינה.
להלן הערות הנוגעות למכרזים אלו והן חלק מהוראות ייחודיות שנקבעו לשעת חירום ולתקופת החירום בלבד שבשלו הוכרז מצב מיוחד בעורף כהגדרתו בחוק ההתגוננות האזרחית, התשי"א,1951- וזאת עד להנחיה אחרת ובהתאם להתפתחויות הביטחוניות ככל שתהיינה:

מועמדים המצויים באחד או יותר מהמצבים הבאים יוגדרו כזכאים ל "מעמד מיוחד":
א. מועמדים בשירות מילואים (לרבות גיוס בצו 8) שזמינותם חלקית.
ב. מועמדים שנקראו למילוי תפקיד בשעת חירום וזמינותם חלקית כדוגמת כוחות הביטחון, הרפואה, טיפול ורווחה.
ג. מועמדים שהעתיקו את מקום מגוריהם כמפורט ברשימת הישובים המנויים בתוספת לחוק הגנה על עובדים בשעת חירום, תשס"ו2006- בשל המצב הביטחוני וזמינותם חלקית.
ד. מועמדים אשר נמנים על ההגדרה של בן משפחה מדרגה ראשונה של חטוף או נעדר כמפורט בהנחיית נציב שירות המדינה והממונה על השכר מיום .9.11.23
במקרים חריגים של אי זמינות המועמד במהלך ימי הפרסום (כאמור ביחס למועמד המוגדר ב"מעמד מיוחד"), תבחן על ידי אגף בכיר גיוס ומיון האפשרות לקישור המועמדות לאחר תום מועד הרשמה ועד לכינוס ועדת הבוחנים, וזאת בכפוף להגשת אסמכתאות תומכות.
מועמד שהוגדר ב"מעמד מיוחד" ונתקל בקושי בהגשת המועמדות ניתן להסתייע באמצעות מרכז השירות למועמד, לרבות סיוע בהקמת פרופיל מועמדות בקישור הבא:(מערכת גיוס - פניה לנציג שירות https://ejobs.gov.il/gius
ככלל באחריות המועמד להמציא את כלל המסמכים התומכים את עמידתו בדרישות הסף. באופן חריג ועל מנת לסייע למועמדים ב"מעמד מיוחד", במכרזים בהם לא מתקיים הליך אבחון (מכוני מיון / מבחן מקצועי וכדומה) תתאפשר השלמת מסמכים עד 48 שעות טרם כינוס ועדת הבוחנים.
משך ימי השלמת מסמכים למועמדים ב"מעמד מיוחד" יוגדר בהתאם לצורך ועד 14 ימי השלמה (למען הסר ספק משך הארכת ימי השלמה תינתן באופן אחיד לכלל המועמדים ב"מעמד מיוחד").
בקביעת מועדי המיון וועדת הבוחנים, יילקחו בחשבון זמינות המועמדים ומכוני המיון הונחו לפעול בהתאם. יובהר כי עד להשלמת הליכי המיון למועמדים ב"מעמד מיוחד" המכרז לא יועבר לכינוס ועדת בוחנים, וכן אין לכנס ועדת בוחנים במקרה שבו מועמד במילואים.
בדומה להנחיות הקבועות בשגרה, חל איסור לכינוס ועדת בוחנים, אליה יזומנו מועמדים שלא הוכיחו עמידתם בדרישות הסף. יובהר כי לא ניתן להתנות זכיה ושיבוץ במשרה בהשלמת מסמכים.
מועמד ששובץ למשרה בהליך הזמני, יהיה זכאי להגשת מועמדות למכרז לאיוש דרך קבע, ובלבד שזכאי להתמודד למכרז פנימי / בין משרדי / פומבי בהתאם לכללים, ועונה אחר דרישות הסף.