למשרד הפנים דרוש/ה מועמד/ת למשרת מנהל/ת לשכה בירושלים

תיאור התפקיד

ניהול עבודת הלשכה של המנכ"ל/מוקבל מנכ"ל, ובכלל זה תיאום פגישות, ועדות, כנסים, ניהול לוח הזמנים, ניהול התכתבויות וכדומה.

ניהול מערך המזכירים בלשכת המנכ"ל/מוקבל מנכ"ל, לרבות הנחיה והדרכת עובדים, וביצוע מעקב ובקרה על עבודתם.

ניתוב חומר המגיע ללשכת המנכ"ל/מוקבל המנכ"ל לגורמים הנוגעים בדבר, וניהול מעקב אחר המשך הטיפול ומתן מענה לפונים, בהתאם לעניין.

ניהול המידע בלשכת המנכ"ל/מוקבל מנכ"ל, תיוקו וסיווגו בהתאם לכללים ולהנחיות, לרבות ניהול חומר סודי ומסמכים רגישים.

עריכה וריכוז חומר מקצועי לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה ניירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות המנכ"ל/מוקבל מנכ"ל והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.

ניהול מעקב אחר יישום החלטות הנקבעות על-ידי המנכ"ל/מוקבל מנכ"ל, ומתן תזכורת לנוגעים בדבר לגבי מטלות שלא בוצעו במועדן.

רישום פרוטוקולים של ישיבות בהן משתתף הממונה, הדפסת הפרוטוקולים, הגהתם והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.

ביצוע פעולות נוספות בהתאם לצורך ועל פי דרישת הממונה.

דרישות התפקיד
השכלה:

לעובד המתמנה מתוך שירות המדינה - השכלה תיכונית (12 שנות לימוד).
לעובד המתמנה מחוץ לשירות המדינה - השכלה אקדמית (תואר ראשון).

ניסיון:

לבעלי 12 שנות לימוד - 5 שנות ניסיון בתחום עיסוק המשרה כמתואר בפירוט המטלות בתיאור התפקיד או בתחומים שבהם קיימת זיקה למטלות אלה.

לבעלי 14 שנות לימוד - 3 שנות ניסיון בתחום עיסוק המשרה כמתואר בפירוט המטלות בתיאור התפקיד או בתחומים שבהם קיימת זיקה למטלות אלה.

לבעלי השכלה אקדמית (תואר ראשון) - שנתיים ניסיון בתחום עיסוק המשרה כמתואר בפירוט המטלות בתיאור התפקיד או בתחומים שבהם קיימת זיקה למטלות אלה.

דרישות נוספות ורצויות:
נסיון בניהול לשכות בכירים בשרות הציבורי
עבודה בסביבה ממוחשבת.
יכולת הקלדה מהירה.
כושר הבעה בעל פה ובכתב בשפה העברית ובשפה האנגלית.
תודעת שירות גבוהה.
היקף המשרה

משרה מלאה למילוי מקום זמני - איוש מיידי.

משרת אמון.

פרטים

קורות חיים בצירוף תעודות השכלה ואישורים המעידים על ניסיון (בו יצויין תאריכי העסקה, חלקיות משרה ותפקיד) יש להפנות לכתובת מייל

[email protected]

מועד סיום הגשת המסמכים עד לתאריך 16.4.24
קורות חיים ללא מסמכים מצורפים לא יתקבלו
רק פניות מתאימות תענינה

הערות

בהתאם לפסקה 02.641 בתקשי"ר, סיום שירותו של עובד לשכת מנכ"ל/מוקבל מנכ"ל במשרת אמון ייקבע על-ידי המנכ"ל / מוקבל המנכ"ל הממונה, או לחילופין, על-ידי נציבות שירות המדינה. עם סיום כהונתו של המנכ"ל / מוקבל המנכ"ל, חדלה מיידית העסקתו של עובד הלשכה בלשכתו, אלא אם כן המנכ"ל/מוקבל המנכ"ל החדש ביקש להמשיך את העסקתו.