מזכיר.ת משנה למנכ"ל ומתאם.ת תחום - כמות משרות: 1

151ד/2024

דרושים

פנימי/חיצוני

תפעול

משנה למנכ"ל העירייה

מזכיר.ת משנה למנכ"ל ומתאם.ת תחום - כמות משרות: 1
אחוז העסקה: 100%
עובדים מינהליים
9 - 11
1. אחריות לניהול וריכוז מידע מקצועי, תיאום ובקרת פעולות של מספר נושאים ותחומים עירוניים, לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
2. תיאום וניהול לוח זמנים ופגישות של המנכ"ל העירייה.
3. הכנה וריכוז חומרים לישיבות ודיונים, רישום פרוטוקול והפצתו, על פי הנחיית הממונה.
4. ניהול ריכוז ומעקב אחר החלטות, הנחיות והתייחסויות.
5. ניהול ותיוק מסמכי הלשכה באופן המבטיח זמינותם.
6. אחריות לטיפול השוטף בדואר ומעקב אחר ביצוע מטלות.
7. קבלה והעברת מסמכים לטיפול ולהתייחסות גורמים פנים וחוץ עירוניים.
8. מתן מענה שירותי לפניות מגורמים פנים וחוץ עירוניים וטיפול בפניות ציבור המתקבלות בכל ערוצי הקשר, קליטת הפניות , ניתוב ומענה בהתאם להנחיית הממונה.
9. ריכוז נושאים שבתחום האחריות בתיאום עם גורמים פנים וחוץ עירוניים ומתן סיוע שוטף לקידומם תוך עמידה ביעדים ובלוחות הזמנים.
10. קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה.
11. ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.
דרישות התפקיד
1. 12 שנות לימוד.
2. ניסיון מקצועי של 4 שנים לפחות בעבודה משרדית. ידע וניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות, והפעלת יישומי OFFICE.
3. מיומנויות תקשורת וכושר ניהול משא ומתן.
4. תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש טובים.
5. ידיעת השפה העברית ברמה טובה מאוד, ידיעת שפות נוספות – יתרון.
6. כושר ביטוי טוב בכתב ובעל פה.
7. היתכנות לעבודה בשעות ובימים לא שגרתיים.
הערות

היתכנות שהמועמדים ישלחו למבחן התאמה ו/או מבחן אמינות במכון השמה או מבחן בע"פ ביחידה המקצועית.

העירייה תהא רשאית לזמן לוועדת משרות את 8 המועמדים עם הציון הגבוה במבחן.

הזוכה במשרה יחויב למלא שאלון לבחינת ניגוד עניינים טרם כניסתו כתנאי לכניסתו לתפקיד. תחילת הכהונה בתפקיד תחל רק לאחר אישור הוועדה ועל פי קביעתה.

איוש המשרה עם התפנותה.

סיבת איוש: מילוי מקום חופשת לידה.

אחזקת רכב 666 ק``מ.

תוספת ייחודית.

מובהר כי מדובר במשרה שיועמ"ש העירייה קבע לגביה כי נדרשת בדיקת עברו הפלילי של מועמד כתנאי להתמנות לה, וכי אישור היועמ"ש בדבר היעדר הרשעות המונעות לשמש במשרה מהווה תנאי לאיוש המשרה ולמינוי לתפקיד.