מנהל/ת משרד ועוזר/ת אישי/ת למנכ"ל ולצוות הניהולי (Office Manager & EA)

We’re Hiring: Office Manager & Executive Assistant to CEO 🚀

הצטרפו אלינו: דרוש/ה מנהל/ת משרד ועוזר/ת אישי/ת למנכ"ל

אנחנו מחפשים שחקן/ית נשמה עם יכולות מולטי-טאסקינג יוצאות דופן, ייצוגיות ברמה הגבוהה ביותר ותודעת שירות יוצאת מן הכלל להובלת התפעול והאדמיניסטרציה של הארגון!

התפקיד משלב הובלה תפעולית של המשרד, תמיכה אדמיניסטרטיבית צמודה למנכ"ל וניהול יומנים מורכב לצוות הבכיר.

📍 מה כולל התפקיד?

1. תפעול משרדי ואדמיניסטרציה:

• פיקוח ובקרה על חברת הניקיון ושמירה על נראות משרד ללא רבב.
• ניהול מטבחים: הזמנות מזון, ציוד, עבודה מול ספקים וניהול מלאי.
• ניהול חדרי ישיבות מקצה לקצה (כיבוד, וידוא תקינות טכנולוגית והיערכות).
• קבלת אורחים ובכירים בצורה ייצוגית ומכובדת.
• ניהול מלאי ציוד משרדי ומענה שוטף לתקלות מול הנהלת הבניין.
• ניהול מערך החניות לעובדים ולאורחים.

2. עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל ותמיכה במנהלים:

• ניהול וסנכרון יומנים מורכבים עבור המנכ"ל ומנהלי המחלקות.
• מענה לפניות דחופות, תיעדוף משימות שוטפות וביצוע משימות אישיות עבור המנכ"ל.
• ניהול נסיעות (Travel): תיאום טיסות, מלונות, ויזות ודוחות הוצאות.
• אירוח VIP מקצה לקצה של שותפים ומנהלים מהארץ ומחו"ל.
• רישום וסיכום פגישות הנהלה.

3. בק-אופיס ופרויקטים (Ad-hoc):

• משימות קבועות מול מחלקת כספים (קופה קטנה, התאמות, רישומי שיקים).
• ריכוז נתונים, הכנת מסמכים וסיוע בהכנת מצגות לצוות הניהולי.
• הובלת פרויקטים מיוחדים ומגוונים לפי צורכי הארגון והמנכ"ל.

4. תרבות ארגונית ורווחה:

• סיוע למנהלת הרווחה בהפקת ימי גיבוש, Happy Hours, חגים וימי הולדת.
• תמיכה לוגיסטית ותפעולית בתהליכי Onboarding ו-Offboarding של עובדים.
• ניהול שעוני נוכחות, חופשות וימי מחלה.

🎯 מה אנחנו מחפשים?

• השכלה: תואר ראשון – חובה.
• ניסיון מקצועי: 3–5 שנות ניסיון לפחות כמנהל/ת משרד או עוזר/ת אישי/ת בחברה גלובלית / הייטק – חובה.
• שפות: אנגלית ברמה גבוהה מאוד (דיבור, קריאה וכתיבה) – חובה.
• טכנולוגיה: שליטה מצוינת ב-Office (Outlook, Excel, PowerPoint) ובכלי תקשורת (Slack, Zoom, Teams) – חובה.
• מהירות הקלדה: יכולת הקלדה מהירה – יתרון משמעותי.
• תכונות ליבה: הופעה ייצוגית, נימוסים מצוינים, דיסקרטיות מלאה, "ראש גדול" ותקשורת חמה ומכבדת מול דרגים בכירים.

📩 נשמע כמו ההזדמנות שחיפשתם? הגישו מועמדות כאן או שלחו קורות חיים ל- [Insert Email]

#Hiring #OfficeManager #ExecutiveAssistant #EAJobs #HighTechJobs #JobOpening

We are looking for a highly capable, master multi-tasker with exceptional service orientation and organizational skills to lead our office operations and provide close executive support!

This dynamic role combines high-level office management, dedicated support to the CEO, and complex calendar management for our leadership team.

📍 Key Responsibilities:

1. Office Operations & Administration:

• Supervise cleaning vendors to maintain a flawless, high-standard office appearance.
• Kitchen management: inventory control, food/supply orders, vendor relations.
• Meeting room ops: coordination, catering setup, and ensuring seamless tech capabilities.
• Front desk & guest relations: welcoming local and international guests with a highly professional presence.
• Inventory tracking for office supplies and managing maintenance requests with building management.
• Employee and guest parking management.

2. Executive Assistant to the CEO & Management Support:

• Manage and synchronize complex, fast-paced calendars for the CEO and department heads.
• Handle urgent requests, prioritize daily tasks, and manage personal ad-hoc requests for the CEO.
• End-to-end travel management: booking flights, hotels, visas, and handling expense reports.
• VIP hosting: managing high-profile visits from local and international partners/executives.
• Taking minutes and summarizing executive meetings.

3. Back-Office & Ad-hoc Projects:

• Support financial workflows (petty cash, reconciliations, tracking checks).
• Consolidate data, prepare documents, and assist in building presentations for the leadership team.
• Lead diverse and unique projects based on the evolving needs of the CEO and the organization.

4. Company Culture & Welfare:

• Partner with the Welfare Manager to execute company events, Happy Hours, holidays, and birthdays.
• Logistical and operational ownership of employee Onboarding and Offboarding.
• Track attendance clocks, vacation days, and sick leave.

🎯 Requirements:

• Education: Bachelor’s degree – Mandatory.
• Experience: 3–5 years of proven experience as an Office Manager or Executive Assistant within a global / tech company – Mandatory.
• Languages: Very high-level English (speaking, reading, writing) – Mandatory.
• Tech-Savvy: Excellent proficiency in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint) and communication tools (Slack, Zoom, Teams) – Mandatory.
• Typing Speed: Fast typing skills – Significant advantage.
• Core Traits: Polished professional appearance, impeccable manners, high service-mindset, absolute discretion, and a proactive "can-do" approach.

📩 Sound like a perfect match? Apply below or send your CV to [Insert Email].

#Hiring #OfficeManager #ExecutiveAssistant #EAJobs #TechJobs #OperationsManager #JobOpportunity