Office Manager

מנהל/ת משרד לבית השקעות מוביל בתל אביב

היקף גמיש: משרה מלאה או משרת אם חלקית (80%) עד 15.00/16.00

במסגרת התפקיד:

• ישיבה בקבלה ומתן סיוע אדמיניסטרטיבי לעובדים - ניהול לו"ז חדרי ישיבות, מענה פרונטלי וטלפוני ללקוחות ועובדים
• הזמנת ציוד, החתמת מסמכים, הוצאת שליחויות
• ניהול יומנים גורמים בכירים דוגמת מנכ"ל החברה
• טיפול בפעילויות רווחה, הרמות כוסית, אירועי חברה וכו
• סריקת חשבוניות, החתמת מסמכים, הכנת תכנים לוועדות וכן עבודה מול מגוון גורמים בחברה

דרישות:

• ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם – חובה.
• אנגלית ברמה טובה – חובה (ברמת ניהול שיחה קצרה וכתיבת מיילים).

Responsibilities:

• Front desk reception and administrative support for employees on the floor.
• Managing meeting room schedules and coordinating daily office activity.
• Providing front-facing and phone support to clients and company employees.
• Welcoming visitors and handling general reception duties.
• Ordering office supplies, coordinating couriers, scanning invoices and managing document signing processes.
• Managing calendars for senior executives, including the company CEO.
• Supporting welfare and employee experience activities such as holiday toasts, happy hours and company events.
• Preparing materials for committees and working with various internal stakeholders.

Requirements:

• Previous administrative experience – required.
• Good English – required, including basic conversation and email writing.
• Good Excel skills – significant advantage.

Part-time / 80% position: Sunday–Thursday, 08:00–15:00 or 09:00–16:00

Full-time position: Sunday–Thursday, 08:00–17:00 or 09:00–18:00