Division Admin

תיאור התפקיד: התפקיד הינו תמיכה אדמיניסטרטיבית בחטיבת הדיאגנוסטיקה לצוות מכירות, שירות והכספים. בנוסף, עוזר.ת אישית למנהל החטיבה. וכן, כל סיוע שנדרש במסגרת אדמין החטיבה.

כתמיכה אדמיניסרטיבית במח' שיווק ומכירות:

¨ סיוע בהכנת והגשת מכרזים, הכנות והגשות הצעות מחיר וחוזים, עמידה בלוחות זמנים

¨ מעקב ועדכון רציף של התהליך המכרזי מול הגורמים השונים

¨ ארגון כנסים ואירועי חטיבה מא'-ת', מעקב וטיפול בחסויות

¨ תכנון ומעקב אחר תקציב השיווק השנתי

¨ אחריות על מערכות מידע ודיווח פנים ארגוניות, הכנסת נתונים ולמערכות, הוצאת דו"חות

כעוזר.ת אישית:

¨ ניהול יומן מנהל החטיבה, לרבות קביעת פגישות, ישיבות ונסיעות בארץ ובחו״ל

¨ עבודה שוטפת מול מחלקות הארגון לצורך תיאום וביצוע החלטות הנהלת החטיבה

¨ עבודה מול ממשקים גלובליים

¨ תיאום ומעקב אחר טיסות ומלונות

¨ שיפור והטמעה של תהליכים אדמיניסטרטיביים יעילים

¨ ארגון נסיעות, לוגיסטיקה ולוחות זמנים מורכבים.

¨ בניית מצגות לקראת הרצאות, ישיבות, סיכום ועדכון פרוטוקולים של ישיבות

¨ תיאומים והעברת מסרים בין גורמים שונים בארגון

כתמיכה אדמיניסרטיבית בהנהלת ועובדי החטיבה:

¨ ניהול יומנים נוספים של מנהלי מחלקות

¨ תמיכה למנהלי ועובדי החטיבה בהחזרי הוצאות

¨ פתיחת ספקים, הזמנות רכש ואישור חשבוניות

¨ ניהול תהליך משובי שביעות רצון של לקוחות החטיבה, התנהלות מול הצוות הגלובלי

¨ אירוח קולגות מחו"ל ולקוחות

דרישות המשרה:

ü ניסיון קודם בתפקיד דומה

ü אנגלית ברמה גבוהה- חובה (התפקיד כולל התנהלות ותקשורת מול גורמים בחו"ל בכתב ובע"פ באופן שוטף)

ü ניסיון בעבודה אדמיניסטרטיבית במחלקת מכירות– יתרון

ü היכרות עם מכרזים- יתרון

ü עבודה בכל תוכנות OFFICE ומערכות ארגוניות נוספות- חובה

בנוסף:

¨ תודעת שירות גבוהה- חובה!!!

¨ יחסי אנוש מעולים ותקשורת בינאישית מצויינת

¨ ניסיון בעבודה עם גורמים בחו"ל

¨ יסודיות ויכולת עבודה בצוות

¨ יכולת התמודדות עם מספר משימות ועבודה תחת לחץ

¨ יכולת למידה עצמאית

¨ עמידה בזמנים ואחריות

¨ אסרטיביות, יוזמה, "ראש גדול" ויכולת תפקוד עצמאית