Office Manager & Employee Welfare Manager

תמצית התפקיד:

משרה זו מהווה את הלב הפועם וליבת הארגון.

התפקיד כולל אחריות על המעטפת התפעולית, התקציבית והאדמיניסטרטיבית, תוך מתן תמיכה ישירה למנכ"ל ולהנהלה הבכירה.

הממשק בתפקיד הינו רחב ומשפיע על כלל היבטי הארגון (גם מעבר לגבולות המשרד הפיזיים), ודורש יכולת להוות עמוד תווך עבור העובדים וההנהלה כאחד.

תחומי אחריות עיקריים:

אדמיניסטרציה בכירה ותמיכה במחלקת המכירות וההנהלה:

• ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים של גורמים פנים-ארגוניים ו/או חוץ ארגוניים, כולל תיאומים לוגיסטיים (שריון חדרי ישיבות וחללי עבודה, הזמנת כיבוד והכנת חומרים מקצועיים).
• אחריות מקצה לקצה על נסיעות עסקיות – הזמנת טיסות, מלונות, הנפקת ויזות וניהול לו"ז בחו"ל.
• קבלת אורחים מהארץ ומחו"ל, כולל תיאום הסעות, לינה וצרכים ייחודיים.
• מענה טלפוני מקצועי, ניהול תכתובות רשמיות וריכוז דואר ושליחויות.

תפעול, תחזוקה ותקציב:

• ניהול ובקרה על תקציב המשרד והרווחה, עבודה מול הנהלת חשבונות ו-HR.
• ניהול המרחב המשרדי: אחריות מלאה על נראות המשרד, ניהול ספקים (ניקיון, אחזקה, קייטרינג), טיפול בתקלות וניהול מלאי שוטף.
• לוגיסטיקה משלימה: ציוד משרד, ניהול הסדרי חניה, דוחות חניה ותמיכה אדמיניסטרטיבית רוחבית בכל מחלקות החברה.

רווחה וחוויית עובד:

• תכנון, תפעול והפקה של פעילויות רווחה ואירועים קטנים (Happy Hour , הרמת כוסית בחגים ועוד..)
• עבודה שוטפת מול ספקים והזמנת מתנות וציוד לעובדים לאירועים שונים (חגים, ימי הולדת, לידות ועוד)
• ניהול רישומים לאירועים טיפול בשילוחים/חלוקות לעובדים

דרישות סף:

• ניסיון: ניסיון מוכח בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר (ניהול משרד / עוזרת אישית) הכולל ניהול יומנים וריבוי משימות.
• שפות: אנגלית ברמה טובה מאוד – ניהול שיחות ותכתובות מקצועיות.
• טכנולוגיה: שליטה מלאה ביישומי Office (Outlook, Excel, Word) – חובה.

דרישות נוספות ויתרונות:

• זיקה עמוקה לעולם משאבי האנוש והרווחה: הבנה של צרכי העובד ורצון אמיתי לייצר חוויית עבודה חיובית.
• תודעת "נתינה": רצון עז לעזור, לתרום ולתת שירות מכל הלב, תוך עבודה אינטנסיבית מול אנשים וממשקים רבים.

• חוסן בסביבה סופר-דינמית: יכולת תפקוד מיטבית בשינויים תכופים, תוך שמירה על מחויבות, מוטיבציה, חריצות ורצינות.
• אמינות ללא פשרות: שמירה על דיסקרטיות ואמינות ברמה גבוהה בטיפול בנושאים רגישים.
• ניהול עצמי: יכולת עבודה עצמאית, סדר וארגון ברמה קפדנית, ויוזמה אישית לשיפור תהליכים.

פרטים כלליים:

• כפיפות: למנהלת משאבי האנוש בחברה.
• משרה מלאה: ראשון עד חמישי, שעות עבודה 08:30-17:30.
• עבודה היברידית: עד יומיים עבודה מהבית, בכפוף לצורכי החברה ולתיאום מראש ובהיעדר פעילות משרדית.
• מיקום: משרדי החברה ברעננה.