מנהל/ת משרד ועוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת למנכ”ל

קבוצת SFI מפתחת ומיישמת מודלים וכלים חדשניים לשיפור השירותים החברתיים בישראל. אנו עובדים עם מודלים מבוססי תוצאות, מחקר וניתוח דאטה, ניהול מבוסס נתונים ושיטות ייחודיות למדידת אפקטיביות, המאפשרים לנו למדוד אימפקט חברתי ולשפר את איכות השירותים החברתיים.

הקבוצה, שהוקמה לפני למעלה מעשור, פועלת לחיזוק השירות הציבורי ולשיפור איכות השירותים החברתיים, בין היתר באמצעות פיתוח כלים, ליווי תהליכים והטמעת מודלים חדשניים.

תקציר התפקיד:

מנהלת המשרד והעוזרת האדמיניסטרטיבית למנכ"ל ימלאו תפקיד מכריע בהבטחת פעילותו התקינה של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלים או כוח אדם אחר לפי הצורך. תפקיד זה דורש מיומנויות ארגוניות וריבוי משימות, מצוינות, תשומת לב לפרטים ויכולת לטפל במידע סודי בשיקול דעת.

עבודה במשרה מלאה. 5 ימים בשבוע מהמשרד בתל אביב

תחומי אחריות:

ניהול משרד:

·     לפקח ולתחזק את התפעול השוטף של המשרד תוך הקפדה על חלל עבודה נקי ומאורגן.

·     ניהול ציוד משרדי, מלאי ותחזוקת ציוד, כיבוד.

·     תיאום ישיבות דירקטוריון, אסיפות כלליות וכתיבת פרוטוקולים.

·     אחריות על קובץ הוצאות של החברה – ספקים, נותני שירותים וקבלנים, העברה להנהלת חשבונות ומנהלת הכספים כולל אחריות על קופה קטנה וכרטיס אשראי.

·     תיאום פגישות מול גורמי חוץ ופנים בכללם ישיבות צוות וישיבות קבוצה.

·     סידורי טיסות/מלונות/רכבים בארץ וכן בנסיעות חו"ל למנהלים או לאנשי צוות אחרים.

·     מענה לטלפון החברה, לדלת הכניסה וקבלת אנשים חיצוניים הבאים למשרד.

·     ארגון האפי האוור, פרידות מעובדים והרמת כוסית בחגים, רכישת מתנות לעובדים

·     הפקת אירועי חברה בשיתוף רכזת התפעול

·     משימות נוספות שיינתנו מעת לעת ע"י ראש צוות מנהלה ו/ מנכ"ל

עוזרת אדמיניסטרטיבית למנכ"ל:

·     לספק תמיכה אדמיניסטרטיבית מקיפה למנכ"ל, כולל ניהול יומן, זימון פגישות

·     טיפול בטיסות, נסיעות עסקיות, מלונות וכו' .

·     סיוע בסידורים אישיים, סידורי נסיעות ומשימות אחרות כמתבקש.

·     החתמת מנכ"ל על מסמכים.

·     החזר הוצאות.

דרישות:

• ניסיון מוכח כמנהל משרד ו/עוזרת אדמיניסטרטיבית .

• כישורי ארגון וניהול זמן מצוינים.

• תשומת לב חזקה לפרטים ויכולות פתרון בעיות.

• אנגלית- דיבור וכתיבה ברמה גבוהה

• מיומנות בשימוש בתוכנות וכלים אופיס, לרבות MS Office Suite.

• יכולות תקשורת מעולות בכתב ובעל פה.

• יכולת שמירה על סודיות והפעלת שיקול דעת.

• יחסי אנוש חזקים ויכולת עבודה טובה עם מגוון רחב של אנשים.

• גמישות להתמודדות עם משימות מרובות ולתיעדוף יעיל.

• עדיפות לניסיון קודם בתפקיד.

להגשת מועמדות: https://bit.ly/OfficeManagerSFI