Documentation Team Manager

We are looking for a Documentation Team Manager to lead and manage all shipping documentation activities within our cargo operations.

This role is responsible for overseeing end-to-end documentation processes, ensuring accuracy, compliance, and efficiency, while leading a dedicated team.

Responsibilities

• Lead and manage the documentation team (import & export)
• Oversee preparation and validation of shipping documents
• Ensure compliance with international regulations and customs requirements
• Coordinate with shipping lines, ports, customs brokers, and clients
• Monitor workflow, deadlines, and service quality
• Handle exceptions, discrepancies, and operational issues
• Improve processes and implement best practices
• Work closely with operations and commercial teams

Requirements

• Proven experience in shipping / freight forwarding documentation
• Experience managing a team – must
• Strong knowledge of import/export processes and documentation
• High attention to detail and ability to work under pressure
• Strong systems skills (Excel, operational systems)

אנו מחפשים מנהל/ת צוות דוקומנטציה לניהול והובלת כלל פעילות הדוקומנטציה במסגרת פעילות המטענים של החברה.

התפקיד כולל אחריות מלאה על תהליכי הדוקומנטציה מקצה לקצה, תוך הבטחת דיוק, עמידה בדרישות רגולציה ויעילות תפעולית, לצד הובלת צוות מקצועי.

תחומי אחריות

• ניהול והובלת צוות הדוקומנטציה (יבוא ויצוא)
• פיקוח על הפקה ובקרה של מסמכי שילוח (שטרי מטען, חשבוניות, Packing List, מניפסטים)
• הבטחת עמידה בדרישות רגולציה בינלאומיות ודרישות מכס
• עבודה מול חברות ספנות, נמלים, עמילי מכס ולקוחות
• ניהול עומסים, לוחות זמנים ואיכות השירות
• טיפול בחריגות, טעויות ובעיות תפעוליות
• שיפור תהליכים והטמעת נהלי עבודה
• עבודה שוטפת מול מחלקות תפעול ומסחר

דרישות

• ניסיון מוכח בדוקומנטציה בתחום השילוח הימי / לוגיסטיקה בינלאומית
• ניסיון בניהול צוות - חובה
• היכרות מעמיקה עם תהליכי יבוא/יצוא ומסמכי שילוח
• דיוק גבוה ויכולת עבודה תחת לחץ
• שליטה גבוהה ב-Excel ובמערכות תפעוליות
• אנגלית ברמה גבוהה מאוד (קריאה, כתיבה ודיבור)