Assistant to the CEO עוזר/ת למנכ״ל

ארגון ISRAEL-is פועל לשיפור תדמיתה של ישראל בעולם באמצעות מפגשים ישירים בין צעירים, תוכן דיגיטלי, משלחות ופרויקטים חינוכיים בארץ ובעולם.

אנחנו מחפשים עוזר/ת למנכ״ל ומנהל/ת משרד לתפקיד מרכזי ודינמי הכולל ליווי שוטף של מנכ״ל הארגון לצד אחריות על ניהול ותפעול המשרד.

התפקיד כולל עבודה צמודה עם הנהלת הארגון, תורמים, שותפים וחברי בורד בארץ ובעולם, ומשלב בין תמיכה אסטרטגית ואופרטיבית במנכ״ל בפעילות הארגון לבין ניהול סביבת עבודה מקצועית, איכותית ומתפקדת.

תחומי אחריות

• ליווי ותמיכה במנכ״ל
• סיוע בתכנון עומסים ותעדוף משימות ארגוניות
• ניהול יומן, תיאום פגישות ובניית סדרי עדיפויות
• ניהול ומעקב אחר משימות, מיילים ופולואפים
• הכנת חומרים, מצגות ומסמכים לפגישות וישיבות
• השתתפות בפגישות, סיכום והפצת משימות לביצוע
• תפעול לוגיסטי של פגישות ותיאום ממשקים רגישים

• ניהול קשרי בורד ותורמים
• תיאום והפקת ישיבות בורד ותתי-ועדות
• הכנת חומרים, פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות
• ניהול קשר שוטף עם חברי בורד בארץ ובעולם
• הובלת אירועי בורד ויוזמות לחיזוק הקשר עם חברי הבורד
• תיאום ביקורים, פגישות ונסיעות גיוס כספים בארץ ובחו״ל

דרישות התפקיד

• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי מורכב
• יכולות סדר וארגון גבוהות ויכולת עבודה תחת לחץ
• יכולת עבודה עצמאית ו-Ownership מקצה לקצה
• יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה מול מגוון ממשקים
• יכולות כתיבה והתנסחות גבוהות
• ניסיון בהובלת תהליכים ופרויקטים
• אנגלית ברמה גבוהה
• חיבור לעולמות התוכן והערכים של ISRAEL-is
• נכונות לגמישות מסוימת בשעות העבודה בעת הצורך
• ניסיון בעבודה מול הנהלה בכירה, בורד או תורמים - יתרון
• ניסיון במגזר השלישי/העולם הפילנתרופי - יתרון

פרטים נוספים

• משרה מלאה והיברידית (יומיים עבודה מהבית)
• משרדי הארגון ממוקמים בתל אביב
• תחילת עבודה מיידית
• המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד
• רק פניות מתאימות ייענו

ISRAEL-is works to improve Israel’s global image through direct encounters between young people, digital content, delegations, and educational projects in Israel and around the world.

We are looking for a highly organized and proactive Personal Assistant to the CEO & Office Manager for a dynamic and central role, combining close support to the CEO with responsibility for office management and day-to-day operations.

The role includes working closely with the organization’s leadership, donors, partners, and board members in Israel and abroad, while balancing strategic and operational support for the CEO alongside maintaining a professional, high-quality, and efficient work environment.

Key Responsibilities

• Executive Support
• Assisting with organizational prioritization and workflow management
• Managing the CEO’s calendar, meetings, and priorities
• Managing and tracking tasks, emails, and follow-ups
• Preparing materials, presentations, and documents for meetings
• Participating in meetings, taking notes, and following up on action items
• Coordinating meeting logistics and handling sensitive interfaces

• Board & Donor Relations
• Coordinating and producing board meetings and subcommittee sessions
• Preparing materials, protocols, and follow-up on decisions
• Managing ongoing communication with board members in Israel and abroad
• Leading board events and initiatives to strengthen board engagement
• Coordinating donor visits, meetings and fundraising trips 

Requirements

• Previous experience in a complex administrative and/or operational role
• Excellent organizational skills and ability to work under pressure
• Ability to work independently with full ownership and accountability
• Excellent interpersonal and communication skills in Hebrew and English
•  Strong writing and verbal communication abilities
• Experience leading processes and projects end-to-end
•  Connection to the organization’s values and mission
• Willingness to occasionally work flexible hours when needed
• Experience working with senior management, boards, or donors - an advantage
• Experience in the nonprofit/philanthropic sector - an advantage

Additional Information

• Full-time hybrid position (2 work-from-home days per week)
• Offices located in Tel Aviv
• Immediate start
• Position is open to all genders
• Only suitable candidates will be contacted