Personal Assistant to the CEO & Office Manager

About ISRAEL-is ISRAEL-is works to improve Israel's global image through direct encounters between young people, digital content, delegations, and educational projects in Israel and around the world.

The Role The Personal Assistant to the CEO & Office Manager is responsible for the ongoing professional management of the office, including maintenance, procurement, and logistics, alongside comprehensive support for the CEO. This position includes calendar management, email correspondence, accompanying and participating in meetings, and supporting the management of strategic and sensitive relationships with donors, partners, and board members both locally and globally. The role bridges day-to-day executive support with the management of a high-quality, professional work environment, all aimed at ensuring optimal organizational performance.

Key Responsibilities

1. Strategic & Ongoing Executive Support: Full responsibility for supporting the CEO at both operational and strategic levels, enabling focus on core activities and organizational leadership:

• Calendar Management: Scheduling meetings, sending invitations, setting agendas, and prioritizing tasks.
• Workflow Optimization: Planning workload distribution to ensure effective pacing and reducing operational burden on the CEO.
• Task & Email Management: Filtering and managing the email inbox, tracking tasks, and ensuring execution.
• Meeting Preparation: Preparing materials, documents, and presentations for meetings and sessions.
• Meeting Participation: Joining CEO meetings as needed, summarizing discussions, distributing minutes to relevant parties, and tracking follow-ups.
• Logistics: Handling meeting logistics (refreshments, technology setup, etc.).
• Interface Management: Coordinating sensitive interfaces, delegating authority to team members, and partnering in task prioritization.

2. Office Management & Operations: Responsibility for creating a professional, pleasant, and functional work environment that supports the team:

• Maintenance: Ongoing management of office maintenance and addressing operational needs.
• Vendor Management: Working with cleaning services and other providers as needed.
• Supplies: Ordering ongoing supplies (refreshments, snacks, general equipment).
• Procurement: Managing purchasing of office and technological equipment (notebooks, computers, peripherals, etc.).
• Troubleshooting: Handling faults and operational needs in construction, logistics, computing, and infrastructure with suppliers and professionals.

3. Board Relations Management: Overall responsibility for ongoing and effective communication with Board members (Israeli and International):

• Board Meetings: Coordinating quarterly board meetings and convening sub-committees.
• Materials & Minutes: Preparing meeting materials, distributing minutes, and tracking decision implementation.
• Logistics: Managing technical and logistical aspects of meetings (refreshments, parking, printing, etc.).
• Weekly Updates: Sending a weekly summary of organizational activities to Board members.
• Personal Connection: Maintaining personal contact (birthdays, holiday gifts, event invitations).
• Annual Event: Leading and executing the annual event for the International Advisory Board.
• Engagement Plan: Validating and executing the plan to strengthen relationships with Board members and leading additional initiatives.

4. Donor & Partner Relations: Ongoing management and coordination during visits to Israel:

• Gifting Project: Responsibility for donor/partner gifts twice a year (Rosh Hashanah and Independence Day) – selection, writing and printing greetings, ordering, packaging, and shipping (domestic and international).
• Collaboration: Ongoing work with the Resource Development department.
• Visits Management: Full management of donor and partner visits: receiving leads from the CEO, researching background and sensitivities, planning visit schedules, preparing materials, comprehensive logistical responsibility, accompanying the visit, and budget management.

5. CEO Fundraising Trips Coordination:

• Planning: Early planning and anchoring dates in the organizational Gantt chart.
• Logistics: Booking flights, accommodation, transportation, and coordinating meetings.
• Scheduling: Building the trip itinerary and meeting days.
• Materials: Compiling meeting materials in coordination with the Resource Development department.
• Follow-Up: executing follow-ups for all meetings, documenting, and preserving organizational knowledge.

6. Employee Experience & Organizational Culture: Leading this area to strengthen the sense of belonging, well-being, and engagement among employees:

• Events: Planning and producing team events, retreat days, and organizational activities.
• Well-being Initiatives: Promoting initiatives for employee welfare and strengthening belonging.
• Culture: Partnering in shaping a values-driven, professional, and supportive organizational culture.

Requirements

• Previous experience in a complex administrative or operational role.
• Excellent interpersonal skills and ability to work with a wide range of people.
• High level of organization and order.
• Ability to multitask and work under pressure.
• Ability to work independently with end-to-end ownership.
• Willingness for flexible working hours.
• High-level writing and expression skills.
• Experience leading processes/projects end-to-end.
• High-level English proficiency.
• Deep connection to the content and values of ISRAEL-is.
• Advantage: Experience working with senior levels (Management, Board, Donors).
• Advantage: Experience in the Third Sector/Philanthropy world.

Additional Details

• Start Date: Immediate.
• Scope: Full-time position.
• Location: Tel Aviv offices.
• The position is open to both men and women.
• Only suitable applications will be answered.

עוזר/ת אישי/ת למנכ״ל ומנהל/ת משרד

ארגון ISRAEL-is פועל לשיפור תדמיתה של ישראל בעולם באמצעות מפגשים ישירים בין צעירים, תוכן דיגיטלי, משלחות ופרויקטים חינוכיים בארץ ובעולם.

עוזר/ת אישי/ת למנכ״ל ומנהל/ת משרד אחראי/ת על ניהול שוטף ומקצועי של המשרד, כולל תחזוקה, רכש ולוגיסטיקה, לצד ליווי והנגשה של עבודת המנכ"ל. התפקיד כולל ניהול יומן, מענה למיילים, ליווי והשתתפות בפגישות, תמיכה בניהול קשרים אסטרטגיים ורגישים עם תורמים, שותפים וחברי דירקטוריון בארץ ובעולם. התפקיד נע בין תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל לניהול שוטף של סביבה עבודה איכותית ומקצועית, כל זאת במטרה להבטיח את הצלחת תפקודו המיטבי של הארגון.

תחומי אחריות

תמיכה שוטפת ואסטרטגית בעבודת המנכ״ל - אחריות מלאה על ליווי עבודת המנכ״ל ברמה האופרטיבית והאסטרטגית, במטרה לאפשר מיקוד בעשייה מהותית והובלת הארגון:

• ניהול לו״ז המנכ״ל: תיאום פגישות, שליחת זימונים, בניית סדרי יום ותעדופים.
• תכנון עומסים והבטחת קצב עבודה אפקטיבי, תוך הפחתת העומס התפעולי מהמנכ״ל.
• סינון וניהול תיבת המיילים, מעקב ובקרה אחר משימות והבטחת הוצאה לפועל.
• הכנת חומרים, מסמכים ומצגות לפגישות וישיבות.
• הצטרפות לפגישות המנכ״ל לפי צורך, סיכום פגישות והפצתן לגורמים הרלוונטיים - פולואפ ביצוע.
• תפעול לוגיסטי של פגישות (כיבוד, הפעלת אמצעים טכנולוגיים וכדומה).
• ניהול ותיאום ממשקים רגישים, האצלת סמכויות לחברי הצוות ושותפות בתעדוף משימות.

ניהול ותפעול סביבת המשרד - אחריות על יצירת סביבת עבודה מקצועית, נעימה ומתפקדת, התומכת בעבודת הצוות והארגון:

• ניהול שוטף של תחזוקת המשרד ומתן מענה לצרכים תפעוליים.
• עבודה מול ספקי ניקיון ושירותים נוספים בעת הצורך.
• אחריות על הזמנת אספקה שוטפת (שתייה חמה, נשנושים, ציוד כללי).
• ניהול רכש ציוד משרדי וטכנולוגי (מחברות, מחשבים, ציוד נלווה וכדומה).
• טיפול בתקלות ובצרכים תפעוליים בתחומי בינוי, לוגיסטיקה, מחשוב ותשתיות, מול ספקים וגורמים מקצועיים.

ניהול הקשר עם הבורד - אחריות כוללת על הקשר השוטף והאפקטיבי עם חברי הבורד (ישראלי ובינלאומי):

• תיאום ישיבות בורד רבעוניות וכינוס תתי-ועדות.
• הכנת חומרים לישיבות, הפצת פרוטוקולים ומעקב אחר יישום החלטות.
• ניהול טכני ולוגיסטי של הישיבות (כיבוד, חניות, הדפסת חומרים וכדומה).
• שליחת סיכום שבועי של פעילות הארגון לחברי הבורד.
• תחזוקת קשר אישי: ימי הולדת, מתנות לחגים, הזמנות לאירועים.
• הובלה והוצאה לפועל של אירוע שנתי לבורד המייעץ הבינלאומי.
• תיקוף והוצאה לפועל של התכנית לחיזוק הקשר עם חברי הבורד והובלת יוזמות נוספות.

ניהול קשרי תורמים ושותפים - באופן שוטף ובעת ביקורים בארץ:

• אחריות על פרויקט המתנות לשותפים ולתורמים פעמיים בשנה (ראש השנה ויום העצמאות). בחירת המתנה, כתיבה והדפסת ברכות, הזמנה, אריזה ושילוח בארץ ובחו״ל.
• עבודה שוטפת מול מחלקת פיתוח משאבים.
• ניהול מלא של ביקורי תורמים ושותפים: קליטת ה"ליד" מהמנכ״ל, תחקור רקע ורגישויות.
• תכנון לו״זי ביקור, הכנת חומרים, אחריות לוגיסטיות מקיפה, ליווי בפועל וניהול תקציב.

תיאום והכנה של נסיעות מנכ"ל גיוס כספים

• תכנון מוקדם ונעיצת מועדים בגאנט הארגוני.
• סגירות לוגיסטיות: טיסות, לינה, תחבורה ותיאומי פגישות.
• בניית לו״ז נסיעה וימי פגישות.
• ריכוז חומרים לפגישות מול מחלקת פיתוח משאבים.
• ביצוע Follow Up לכלל הפגישות, תיעוד ושימור ידע ארגוני, לרבות מספרי מודרכים.

חווית עובד ותרבות ארגונית - הובלת התחום במטרה לחזק את תחושת השייכות, הרווחה והמחוברות של עובדי הארגון:

• תכנון והפקת אירועי צוות, ימי גיבוש ופעילויות ארגוניות.
• קידום יוזמות לרווחת העובדים ולחיזוק תחושת השייכות.
• שותפות בעיצוב תרבות ארגונית ערכית, מקצועית ותומכת.

דרישות התפקיד

• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי מורכב/תפעולי
• יחסי אנוש מצוינים ויכולת לעבוד עם מגוון רחב של אנשים
• מיומנויות סדר וארגון גבוהות
• יכולת תמרון בין משימות ועבודה תחת לחץ
• יכולת עבודה עצמאית ו-Ownership מקצה לקצה
• נכונות לגמישות בשעות העבודה
• יכולות כתיבה והתנסחות גבוהות
• ניסיון בהובלת תהליכים / פרויקטים מקצה לקצה
• אנגלית ברמה גבוהה
• חיבור עמוק לעולמות התוכן והערכים של ישראליז
• ניסיון בעבודה מול דרג בכיר (הנהלה, בורד, תורמים) - יתרון
• ניסיון במגזר שלישי/העולם הפילנתרופי - יתרון

פרטים נוספים

• מועד תחילת העסקה - מיידי
• משרה מלאה במשרד
• משרדי הארגון ממוקמים בתל אביב
• המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד
• רק פניות מתאימות יענו